Como o MetrôRio padronizou a gestão
de +2.000 terceiros
Um processo corporativo centralizado, seguro e padronizado para a gestão de terceiros, que liberou a equipe técnica do trabalho manual de análise documental.
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+2.000
TERCEIROS ATIVOS
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+8.000
TERCEIROS CADASTRADOS
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6
O desafio
Diariamente, o MetrôRio é responsável por conectar milhares de passageiros pela capital fluminense. Para manter essa estrutura funcionando em alta performance, a concessionária conta com uma vasta rede de prestadores de serviço e empresas terceirizadas atuando em suas instalações.
Com o crescimento acelerado da demanda, surgiu a necessidade de estruturar o “Projeto Integrar” — uma iniciativa interna voltada para criar um processo corporativo centralizado, seguro e padronizado para a gestão desses terceiros.
Antes de contratar a GAP Sistemas, a liberação de entrada de prestadores dependia de um sistema antigo desenvolvido internamente, que funcionava apenas como uma autorização pontual de acesso, sem gestão documental ou controle de validades de SSMA.
Coordenação de Gestão de Contratos Gerência de Suprimentos do MetrôRio
“Quando a gente iniciou o projeto, tínhamos uma estimativa de 1.200 terceiros e aí quase que duplicou essa estimativa... Como era um processo totalmente novo, não sabíamos como ia ser feita essa gestão de terceiros, quais documentos iam ser cobrados.”
Açucena Souza
Processos manuais e
Processos manuais e “sextas-feiras perdidas”
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Refazer liberações semanalmente: as autorizações de acesso precisavam ser repetidas manualmente toda semana no sistema antigo.
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Ausência de gestão de validades: não havia anexação de arquivos, nem acompanhamento da vigência de ASOs, NRs ou laudos de segurança.
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Mão de obra técnica travada: toda sexta-feira, 6 Técnicos de Segurança do Trabalho paravam 100% de suas atividades exclusivamente para aprovar solicitações de acesso manuais.
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Descentralização e sobrecarga interna: cada departamento precisava manter uma pessoa dedicada unicamente à análise documental.
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Falta de critérios de cobrança: um mesmo fornecedor com contratos em áreas distintas recebia exigências e análises completamente diferentes.
Principais resultados
Além de organizar o fluxo de entrada de terceiros e liberar a equipe técnica para focar no campo, a centralização dos dados no sistema da GAP trouxe ganhos extras para diferentes setores do MetrôRio:
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Emissão e controle de crachás integrados: a emissão de crachás de identificação e autorização de transporte foi incorporada ao sistema, garantindo rastreabilidade total do acesso às estações.
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Apoio ao compliance: a equipe ganhou acesso à plataforma para checar dados e atuar de forma rápida na apuração de denúncias.
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Defesa em ações trabalhistas: o histórico de documentos e comprovantes centralizado permite ao jurídico extrair dossiês completos para respaldar defesas.
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Gestão de seguros: a verificação e o controle das apólices de responsabilidade civil dos fornecedores passaram a ser feitos diretamente no sistema.
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Clareza para fornecedores: os fornecedores sabem exatamente o que entregar, evitando atrasos.
A solução GAP
O fator decisivo para a contratação foi a alta capacidade de parametrização do módulo de Gestão de Empresas Contratadas e o suporte consultivo oferecido durante as configurações iniciais e “regras” do projeto.
Para eliminar definitivamente o trabalho manual interno, o MetrôRio também contratou o Time Especializado de Análise Documental da GAP, integrado à pré-análise por Inteligência Artificial. Assim, a auditoria técnica de documentos e treinamentos passou a ser realizada diretamente pelos especialistas da GAP.
Gestão de Terceiros
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+2.000
Colaboradores terceiros ativos gerenciados
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+8.000
Terceiros cadastrados e mapeados
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6
técnicos 100% liberados da burocracia semanal
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100%
De padronização nos critérios de análise
Impacto da Parceria
A parceria com a GAP Sistemas reestruturou a governança sobre fornecedores no MetrôRio, trazendo padronização, agilidade e segurança para a concessionária.
“A GAP foi um divisor de águas dentro do Metrô. A gente tinha um processo totalmente descentralizado, sem definições de documentação ou de processos. Depois que implementamos o sistema, tivemos muitos ganhos visíveis e invisíveis dentro da empresa.”
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