Cómo MetrôRio estandarizó la gestión de +2.000 terceros
Un proceso corporativo centralizado, seguro y estandarizado para la gestión de terceros, que liberó al equipo técnico del trabajo manual de análisis documental.
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+2.000
TERCEROS ACTIVOS
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+8.000
TERCEROS REGISTRADOS
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6
TÉCNICOS LIBRES DE BUROCRACIA
El desafío
Diariamente, MetrôRio es responsable de conectar a miles de pasajeros por la capital fluminense. Para mantener esa estructura funcionando en alto rendimiento, la concesionaria cuenta con una amplia red de prestadores de servicio y empresas tercerizadas actuando en sus instalaciones.
Con el crecimiento acelerado de la demanda, surgió la necesidad de estructurar el “Proyecto Integrar” — una iniciativa interna orientada a crear un proceso corporativo centralizado, seguro y estandarizado para la gestión de esos terceros.
Antes de contratar a GAP Sistemas, la autorización de ingreso de prestadores dependía de un sistema antiguo desarrollado internamente, que funcionaba solo como una autorización puntual de acceso, sin gestión documental ni control de vigencias de SSMA.
Coordinación de Gestión de Contratos, Gerencia de Suministros de MetrôRio
“Cuando iniciamos el proyecto teníamos una estimación de 1.200 terceros y esa estimación casi se duplicó... Como era un proceso totalmente nuevo, no sabíamos cómo se iba a hacer esa gestión de terceros, qué documentos se iban a exigir.”
Açucena Souza
Procesos manuales y
Procesos manuales y “viernes perdidos”
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Rehacer autorizaciones semanalmente: las autorizaciones de acceso debían repetirse manualmente cada semana en el sistema antiguo.
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Ausencia de gestión de vigencias: no había adjunción de archivos ni seguimiento de la vigencia de ASO, NR o informes de seguridad.
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Mano de obra técnica bloqueada: cada viernes, 6 Técnicos de Seguridad del Trabajo detenían el 100% de sus actividades exclusivamente para aprobar solicitudes de acceso manuales.
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Descentralización y sobrecarga interna: cada departamento debía mantener una persona dedicada únicamente al análisis documental.
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Falta de criterios de exigencia: un mismo proveedor con contratos en áreas distintas recibía exigencias y análisis completamente diferentes.
Principales resultados
Además de organizar el flujo de ingreso de terceros y liberar al equipo técnico para enfocarse en el campo, la centralización de los datos en el sistema de GAP trajo ganancias extra para diferentes sectores de MetrôRio:
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Emisión y control de credenciales integrados: la emisión de credenciales de identificación y autorización de transporte se incorporó al sistema, garantizando rastreabilidad total del acceso a las estaciones.
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Apoyo al compliance: el equipo ganó acceso a la plataforma para verificar datos y actuar con rapidez en la investigación de denuncias.
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Defensa en acciones laborales: el historial de documentos y comprobantes centralizado permite al área jurídica extraer expedientes completos para respaldar defensas.
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Gestión de seguros: la verificación y el control de las pólizas de responsabilidad civil de los proveedores pasaron a hacerse directamente en el sistema.
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Claridad para los proveedores: los proveedores saben exactamente qué entregar, evitando retrasos.
La solución GAP
El factor decisivo para la contratación fue la alta capacidad de parametrización del módulo de Gestión de Empresas Contratadas y el soporte consultivo ofrecido durante las configuraciones iniciales y las “reglas” del proyecto.
Para eliminar definitivamente el trabajo manual interno, MetrôRio también contrató al Equipo Especializado de Análisis Documental de GAP, integrado al preanálisis por Inteligencia Artificial. Así, la auditoría técnica de documentos y capacitaciones pasó a ser realizada directamente por los especialistas de GAP.
Gestión de Terceros
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+2.000
Colaboradores terceros activos gestionados
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+8.000
Terceros registrados y mapeados
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6
técnicos 100% liberados de la burocracia semanal
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100%
De estandarización en los criterios de análisis
Impacto de la Alianza
La alianza con GAP Sistemas reestructuró la gobernanza sobre proveedores en MetrôRio, trayendo estandarización, agilidad y seguridad para la concesionaria.
“GAP fue un punto de inflexión dentro del Metro. Teníamos un proceso totalmente descentralizado, sin definiciones de documentación ni de procesos. Después de implementar el sistema tuvimos muchas ganancias visibles e invisibles dentro de la empresa.”
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