Permissões de trabalho: como reduzir erros na gestão?

O papel das permissões 

As permissões de trabalho, são documentos que autorizam a execução de atividades que podem apresentar riscos à segurança dos colaboradores. São fundamentais para garantir que todas as normas de segurança sejam seguidas e que os trabalhadores estejam cientes dos riscos envolvidos nas suas tarefas. 

A Permissão de Trabalho deverá ser emitida e preenchida sempre quando houver a realização de serviços como trabalho em espaços confinados, trabalho à quente (solda e corte de qualquer natureza); trabalho em altura; escavações ou escoramentos, demolição, perfuração; trabalho em alta tensão, entre outros tipos de trabalho, conforme a norma regulamentadora para a realização exigir.

Ela também ajuda a garantir que todos os recursos necessários estejam disponíveis antes do início do trabalho, minimizando a possibilidade de interrupções ou atrasos que possam afetar a segurança e a eficácia da execução do trabalho.

A gestão manual pode acabar resultando em falhas, como: 

1. Documentos extraviados ou perdidos;

2. Falta de atualizações em tempo real;

3. Impasses na autorização dos profissionais;

4. Subnotificação de recursos.

Essas falhas podem levar a acidentes, multas e até processos trabalhistas, comprometendo a integridade da equipe e a reputação da empresa. 

Adote uma solução digital 

O primeiro grande passo para eliminar erros manuais na gestão de permissões de trabalho pode ser a adoção de uma plataforma digital. Soluções que permitem administrar de forma centralizada, como o GEC, são uma boa ajuda quando o assunto é automatizar e dar mais eficiência a esse processo. 

A digitalização contribui para inúmeros fatores na mitigação de riscos, como:

• Extravio de documentos;

• Acesso à informação correta e atualizada para todos os colaboradores.

Quais as principais vantagens?

Com a automatização, se qualquer documento precisar ser renovado, o sistema enviará notificações para garantir que isso seja feito em tempo hábil. Isso porque todas as permissões ficam armazenadas em um só lugar, o que facilita o acesso e a consulta. Dessa maneira, fica fácil o acompanhamento, o que pode ser muito útil em casos de auditorias internas e externas. 

Prepare sua equipe 

A implementação de uma boa ferramenta que vai facilitar o trabalho da sua equipe é apenas uma parte da solução. Para que seja bem-sucedida, é importante que todos os colaboradores sejam treinados para utilizar o sistema e realizar as tarefas com competência e segurança.

Aqui na GAP Sistemas, o suporte da implementação de uma de nossas soluções é contínuo e envolve sessões de treinamento interativas para apresentar a nova ferramenta e esclarecer dúvidas, materiais de fácil acesso que expliquem passo a passo como utilizar o sistema e muito mais. 

Mantenha as informações atualizadas 

Informações desatualizadas são um dos maiores riscos para as permissões de trabalho. É vital garantir que todas as permissões sejam revisadas regularmente e atualizadas conforme atividade desenvolvida. 

Sabendo disso, é importante estabelecer um cronograma para revisar e atualizar as permissões existentes, utilizando a funcionalidade de alertas da solução para notificar quando as permissões estão prestes a expirar ou quando novos riscos são identificados. Manter um histórico de alterações nas permissões, também facilita o monitoramento das conformidades e a auditoria. 

Conclusão 

Digitalizar a gestão de permissões de trabalho é uma estratégia inteligente para reduzir erros manuais e garantir a conformidade nas operações. Com a solução certa, um bom treinamento e monitoramento contínuo, sua empresa pode transformar esse processo em algo ágil e seguro.

Está pronto para acelerar a gestão de permissões de trabalho na sua empresa? Fale com nossos especialistas e descubra como nossas soluções podem realmente fazer a diferença!