A gestão de terceiros é uma prática comum em muitas empresas, mas também pode ser um desafio. Existem alguns erros que os gestores cometem ao lidar com fornecedores, prestadores de serviços e parceiros externos.
Neste artigo, vamos te apresentar quais são os 5 erros mais comuns nesse cenário e o que você e sua equipe pode fazer para evitá-los, para alcançar uma gestão eficiente e de qualidade.
E é claro, também vamos te mostrar como a GAP Sistemas, especialista em soluções de gestão, pode otimizar esse trabalho e garantir eficácia.
A história da terceirização e a importância da gestão de terceiros para as empresas
A terceirização de serviços se tornou uma prática essencial para empresas de todos os portes e setores. No entanto, a gestão das atividades exercidas por terceiros exige atenção e cuidado para garantir a eficiência, segurança e economia.
Essa é uma prática que se popularizou a partir da Segunda Guerra Mundial e da Revolução Industrial, quando as empresas precisaram otimizar seus recursos para atender à alta demanda de compra de produtos.
No Brasil, a terceirização ganhou força na década de 90, com a abertura do mercado e a necessidade de empresas se tornarem mais competitivas. Hoje, a gestão de terceiros é uma ferramenta essencial para empresas de todos os portes e setores, que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e aumentar a eficiência.
Mas afinal, qual a importância da terceirização para as empresas? É evidente quando colocamos tudo na ponta do lápis:
- Redução de custos
- Aumento da eficiência
- Melhoria da qualidade
- Maior flexibilidade
- Gestão de riscos
Se você busca otimizar seus processos, reduzir custos e aumentar a eficiência da sua empresa, a terceirização é a solução ideal.
Porém, por ser uma prática ainda muito recente, a Lei da Terceirização foi sancionada apenas em 2017 no Brasil, o que faz com que a gestão de terceiros permeie muitos erros dentro das empresas. Isso acontece por alguns motivos comuns, que vamos abordar a seguir.
Erro 1: Falta de planejamento adequado
O planejamento é a chave para qualquer gestão ser eficaz, com empresas contratadas não seria diferente. É essencial que o profissional responsável consiga ter um espaço para planejar as ações, entender os gargalos e agir na descomplicação de problemas.
A falta de planejamento adequado na gestão de terceiros é um erro crucial que pode gerar diversas consequências negativas para as empresas. Sem uma visão estratégica e organização prévia, a terceirização pode se tornar um processo ineficaz e até mesmo prejudicial.
Definir objetivos claros, estabelecer metas, prazos, elencar os recursos necessários para o trabalho ser executado, são estratégias fundamentais para uma gestão de sucesso.
Erro 2: Falta de comunicação eficiente
Esse é um problema frequente que pode gerar diversos desafios para as empresas, comprometendo o sucesso da terceirização e impactando negativamente seus resultados.
Essa falha impede o bom fluxo de informações entre a empresa e o fornecedor, criando um ambiente propício para conflitos, falta de transparência e controle, desmotivação e insatisfação.
Imagine um projeto de desenvolvimento de uma obra onde a empresa e os terceirizados não definem canais de comunicação claros. Isso pode levar a mal-entendidos sobre os requisitos da obra, como funcionalidades, prazos e custos, acarretando até na segurança e altos riscos de acidentes dos trabalhadores.
Sem um plano de comunicação, as partes podem ter interpretações diferentes do contrato e da execução, gerando conflitos e atrasos na conclusão do trabalho.
Erro 3: Não monitorar o desempenho dos terceiros
Esse é um dos erros mais encontrados na gestão de terceiros. A falta de monitoramento pode levar à entrega de serviços de baixa qualidade, com atrasos, erros e custos adicionais para a empresa.
Sem métricas e indicadores de desempenho (KPIs) para avaliar o trabalho do terceirizado, a empresa não tem como identificar problemas e tomar medidas corretivas para garantir a qualidade dos serviços prestados.
É crucial definir indicadores de desempenho específicos e mensuráveis para cada contrato de terceirização. Os KPIs devem ser relevantes para os objetivos da empresa e permitir a avaliação da qualidade, eficiência e segurança do serviço prestado pelo fornecedor.
Com o GEC da GAP Sistemas, por exemplo, a análise e identificação desses indicadores é extremamente visual e facilitada. Permitindo que o gestor tenha uma visão ampla do trabalho executado pelo terceiro. centralizando informações, automatizando tarefas e gerando relatórios detalhados sobre o andamento dos projetos.
💡 Saiba como a GAP Sistemas pode ser sua aliada no monitoramento e desempenho da gestão de terceiros.
Erro 4: Não realizar uma seleção criteriosa de terceiros
A etapa de seleção de potenciais empresas a serem contratadas é uma das partes mais importantes no processo de gestão. Uma seleção criteriosa e analítica, pode evitar diversos problemas durante a execução do trabalho.
Selecionar um fornecedor com expertise e experiência na área desejada garante a entrega de serviços de alta qualidade, otimizando os processos da empresa e aumentando a produtividade.
Além disso, é importante ter bem claro o budget (orçamento) separado para a contratação. Essa é uma das grandes vantagens de terceirizar, mas se essa etapa do processo não for bem executada, pode ter efeito reverso e causar mais prejuízos à empresa.
Contratar um fornecedor confiável e com boas práticas de segurança e compliance, ajuda a mitigar os riscos da terceirização, protegendo a empresa contra problemas como fraudes, violações de dados e não conformidade com a legislação.
Muitas vezes, esse erro é evidenciado apenas no momento em que algum problema como acidente de trabalho ou atraso no prazo de entrega acontece. Porém, é importante ressaltar que evitar esse erro demanda de um tópico que falamos no início: o planejamento.
Planejar a escolha da empresa que será contratada, verificar as referências e feedbacks do histórico de contratações, pode, muitas vezes, mitigar esse erro logo no começo do processo.
Erro 5: Não treinar adequadamente os terceiros
Chegamos ao ponto mais importante deste artigo: os treinamentos. É muito comum vermos empresas terceirizando serviços e se eximindo da responsabilidade ou até da preocupação de que os colaboradores conseguirão atingir o objetivo esperado sem nenhuma orientação ou treinamento prévio.
Em nossa pesquisa mais recente, através das redes sociais da GAP Sistemas pudemos identificar que essa é uma das maiores dores dos profissionais que atuam com a contratação de terceiros:
Investir na capacitação dos colaboradores terceirizados garante o aumento da eficiência, produtividade, da segurança, compliance, melhoria da qualidade dos serviços e reduz os erros e os retrabalhos.
O treinamento pode ser aplicado de diversas formas, online ou presencial e o conteúdo deve ser facilmente compreendido pelos colaboradores terceirizados, utilizando uma linguagem simples e evitando termos técnicos complexos.
Se você ainda não sabe por onde começar, nossa dica é iniciar com uma estrutura de planejamento do treinamento. Mapear quem serão os beneficiários com o treinamento, qual impacto trará para a empresa e para o terceiro, e quais problemas serão resolvidos com a aplicação deste treinamento. Dessa forma, o processo começa a ser mais simples, visual e didático.
Para te ajudar nessa jornada, você pode fazer o download gratuito do nosso Kit de Ferramentas de Análises e Treinamento de Terceiros:
Você vai ter acesso a um plano estratégico para definir quais os passos para executar o treinamento, além de conseguir mapear uma análise completa da execução desses treinamentos e comparar o desempenho das empresas contratadas.
Queremos te auxiliar a evitar esses erros e garantir o sucesso da sua gestão de empresas contratadas.
Conte com a GAP Sistemas para impulsionar e transformar o crescimento da sua empresa e a sua competitividade no mercado!
