Gerenciar a coleta e atualização de documentos de terceiros pode ser um baita desafio. Se você já lidou com isso, sabe o quanto pode ser cansativo e demorado – conferindo certificações, contratos e mantendo tudo em dia. Contar com soluções que automatizam esse processo é uma maneira incrível de simplificar tudo. Confira neste artigo como podemos ajudar a sua empresa!
Os riscos da coleta e gestão 100% manual
Lidar com documentos de terceiros significa tratar de vários certificados e contratos, que por muitas vezes precisam ser frequentemente atualizados. Fazer isso manualmente pode resultar em erros e dados desatualizados, o que pode impactar negativamente a conformidade e a eficiência.
Além de sobrecarregar sua equipe, a atualização constante de documentos pode diminuir a produtividade e aumentar o risco de atrasos. A tecnologia pode mudar isso ao tornar tudo mais rápido e menos trabalhoso. Com soluções digitais, você pode buscar e atualizar documentos automaticamente, economizando tempo e esforço.
Outra grande vantagem da digitalização é que ela proporciona uma visão centralizada e organizada dos documentos. Isso facilita o acesso e a gestão das informações necessárias, tornando o controle e a rastreabilidade muito mais simples.
Pensando nisso, a GAP Sistemas oferece uma solução completa: o GEC – Gestão de Empresas Contratadas. Uma plataforma única que centraliza todas as funcionalidades essenciais para uma gestão de terceiros eficiente e ágil.
Como o GEC facilita esse trabalho?
O GEC se integra aos sistemas que já fazem parte da rotina da empresa, como financeiro, RH, contabilidade, entre outros. Dessa forma, garantimos uma comunicação clara e assertiva durante todos os processos da operação.
Além disso, o GEC permite que você acompanhe quando os documentos precisam ser atualizados, ajudando você a acompanhar a conformidade e a identificar áreas que precisam de mais atenção.
Com o GEC, você pode:
- Enviar, solicitar e compartilhar documentos diretamente pelo sistema, direcionando os responsáveis por análise e aprovações.
- Definir documentos, ações, acessos e materiais (EPIs) obrigatórios por colaborador terceirizado de acordo com a atividade a ser executada.
- Emitir Permissões de Trabalho (PT) de maneira digital, eliminando processos manuais e tendo maior controle do documento.
- Armazenar todos documentos de forma integrada e em nuvem, facilitando a organização e possibilitando o acesso de qualquer lugar, a qualquer momento (inclusive off-line);
- Desenvolver, monitorar e avaliar treinamentos, capacitando seus terceiros de forma eficiente e acompanhando o progresso de cada um.
Quando bem gerida, a terceirização contribui para aumentar a eficiência operacional, melhorando a coordenação e comunicação entre a equipe interna e os prestadores de serviços. Digitalizar a coleta e atualização de documentos de terceiros pode transformar a forma como você gerencia esses documentos, tornando tudo mais eficiente e menos propenso a erros.
A gestão de terceiros pode ser um desafio, mas também uma grande oportunidade. Ao investir em ferramentas e processos que facilitem esse processo, sua empresa poderá tomar decisões mais assertivas, otimizar recursos, fortalecer parcerias e garantir o sucesso de projetos futuros.
Conclusão
Gerenciar terceiros de forma inteligente é importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos. Isso ajuda a evitar multas e penalidades. Além de garantir a conformidade legal, a gestão eficaz de terceiros é fundamental para a segurança e saúde no trabalho, reduzindo riscos e prevenindo acidentes.
O GEC é mais do que uma ferramenta; é uma solução que combina agilidade e segurança na administração de contratos. Se sua empresa busca melhorar a gestão de terceiros e maximizar a eficiência operacional, então sim, o GEC é a sua resposta!
