La externalización de servicios es un recurso importante para que su empresa optimice los procesos y aumente los resultados. Sin embargo, para que esta solución realmente destaque, es necesario hacer algo más que simplemente reconocer su valor: hay que tener una estrategia para que cada medida se lleve a cabo de forma que responda a los intereses corporativos en términos de objetivos.
Aunque la gestión de estos contratistas sigue siendo un reto para muchas empresas, la consolidación de la externalización en un amplio abanico de sectores ha aportado varias ventajas que justifican su adopción. La previsibilidad de los costes, la priorización de las inversiones y la concentración en la actividad principal son sólo algunas de las ventajas que una buena gestión externalizada puede aportar a su empresa.
Por eso hemos venido a hablar un poco más sobre los principales retos de la gestión externalizada. Siga leyendo y compruébelo.
Algunas de las ventajas de la externalización
- Mejora de la calidad del servicio con mano de obra especializada
Contar con los servicios de profesionales cualificados y especializados para llevar a cabo las demandas del día a día a disposición de la empresa puede ser decisivo para alcanzar los resultados esperados. Especialmente en el caso de tareas y procesos más complejos, contar con empresas con experiencia para atender necesidades específicas hace aún más importante la atención en la gestión de estos profesionales.
- Ahorro en personal y equipos
Dependiendo de los sectores específicos de la empresa, cuando se contrata un servicio externalizado que trabaja sobre una demanda específica, se delegan entregas relacionadas con la estructura necesaria para llevar a cabo la actividad en cuestión, garantizando ahorros y un alto rendimiento.
Lo mismo ocurre con la adquisición de determinados equipos, que también puede implicar la contratación de mano de obra especializada para operarlos. En muchos mercados, esto puede suponer un reto con un gran impacto financiero y de gestión. De este modo, las empresas subcontratadas permiten maximizar la calidad en términos de recursos y profesionales.
- Optimización del tiempo de directivos y personal
Como hemos destacado aquí, al transferir sus necesidades a un proveedor de servicios, una de las principales ventajas es una reducción considerable de la carga de trabajo, lo que permite una mejor visión estratégica, una mejor división y organización de las responsabilidades y la profesionalización de los procesos.
Como resultado, la empresa que gestiona eficientemente a sus contratistas favorece enormemente a su capital humano, permitiendo que el equipo rinda más, mejorando la toma de decisiones y reduciendo la preocupación por ciertas burocracias del día a día.
¿Cuáles son los principales retos de la gestión externalizada?
- Tratar con distintas empresas
Con varias empresas diferentes trabajando en sus especialidades dentro de su empresa, es natural que el volumen de información y las necesidades específicas de cada área se intensifiquen a medida que evolucionan los proyectos.
Por eso es esencial garantizar el control sobre cuántos y qué empleados subcontratados están autorizados a acceder a determinados recursos, archivos o incluso ubicaciones dentro de la empresa. También es importante comprobar la información y las definiciones de los contratos, y mantener una comunicación regular con el subcontratista sobre cambios, problemas, nuevas exigencias o actualizaciones del alcance contratado.
Por desgracia, todavía es habitual que muchas empresas lleven a cabo este control utilizando hojas de cálculo, una red interna o incluso archivos físicos. Sin embargo, es fácil identificar la posibilidad de errores, inconsistencias y trabajo que esto puede generar, y no es la alternativa más segura para datos tan relevantes.
- Evaluación del rendimiento
En el día a día del trabajo y la gestión de las empresas contratadas, es difícil establecer parámetros para evaluar el rendimiento de estos equipos. Dependiendo del volumen y la diversidad de tipos de empresas subcontratadas, puede que no exista una evaluación objetiva que deje claro qué resultados está aportando la empresa en concreto, especialmente si no existe un sistema de gestión moderno.
Al disponer de una plataforma que permita gestionar toda la información y el acceso a las empresas subcontratadas y a sus empleados, este reto se reduce cada vez más. Es más, en lugar de darse cuenta de esta necesidad y luego llevar a cabo una evaluación, tiene que ser un proceso continuo desde el inicio de la colaboración.
- Actualización de documentos y certificaciones
La actualización de la documentación también es un reto al que temen enfrentarse muchos directivos que tienen que tratar con empresas subcontratadas. No es fácil hacer un seguimiento de la validez de ciertas certificaciones, por ejemplo. El subcontratista puede enviar esta documentación por correo electrónico o mediante un documento físico, y el archivo es responsabilidad del equipo interno de la empresa contratante.
Hay que revisar un archivo físico en busca de papeles y comprobar las fechas manualmente. Incluso con un registro en un calendario, el volumen es grande, exige mucho tiempo de trabajo y no está optimizado. Una vez más, insistimos en la importancia de contar con un sistema de gestión intuitivo, con funciones como cuadros de mando e informes con datos en tiempo real, para garantizar un ahorro de tiempo y menos trabajo.
- Autorizar la entrada de nuevos empleados
En el proceso de contratación y gestión de trabajadores subcontratados, es normal que haya cierta rotación entre los empleados que prestan servicios asignados de alguna manera. Sin embargo, hacer un seguimiento de esto suele requerir mucho trabajo y tiempo cada vez que ocurre. En este escenario, si el aviso se da poco antes de que se incorpore el nuevo empleado, puede haber prisas y ansiedad a la hora de actualizar el sistema, transmitir el acceso y diversos obstáculos a la productividad.
La mejor solución a problemas de esta naturaleza sería garantizar que los contratistas y los empleados subcontratados se vean y gestionen en una única base de datos integrada, optimizando la emisión de documentos, el acceso y el control de permisos.
Pero, ¿cómo optimizar la gestión de los contratistas?
Aquí hemos recopilado algunas de las mejores prácticas para optimizar la gestión de los subcontratados. Descúbralas a continuación:
Compruebe periódicamente la regularidad de los contratos. Se recomienda hacer un levantamiento de quiénes son las empresas contratadas y sus respectivas relaciones con los empleados que serán tercerizados. Esté atento a posibles conflictos jurídicos, financieros y fiscales, garantizando seguridad y confiabilidad en el proceso de contratación.
Asegúrese de conocer los servicios prestados por las empresas contratadas. De entrada, es fundamental analizar con detenimiento las principales necesidades y demandas que necesita externalizar, investigar el servicio y las empresas que ofrecen esta solución.
Priorizar la contratación de una herramienta de gestión digital para las empresas subcontratadas. Así como Marketing, Ventas y RRHH cuentan con recursos de software para la gestión de sus necesidades, también existen soluciones enfocadas a la gestión y optimización de procesos con subcontratados.
GEC es la solución de Gestión de Contratistas desarrollada por GAP Sistemas y permite concentrar a todos los colaboradores subcontratados y a sus empleados en una única base de datos integrada.
De esta forma, resuelve el problema de la gestión de diferentes contratistas, sustituyendo el registro de documentos en hojas de cálculo y ficheros físicos. Siempre con copias de seguridad para que tu empresa no pierda nada. Para facilitar la burocracia, GEC dispone de un registro de estos expedientes, con un sistema de notificaciones y un calendario automatizado para que siempre sepa cuándo caduca un documento.
El sistema GEC también ofrece un acceso específico para que las empresas subcontratadas actualicen su documentación directamente en la plataforma. Esto reduce el número de pasos y facilita la aprobación en el mismo sistema. Los nuevos empleados también pueden actualizarse directamente en la plataforma, lo que reduce el tiempo necesario para aprobar y emitir autorizaciones. Se integra directamente con el sistema de conserjería de su empresa para facilitar el proceso.
Para la evaluación del desempeño (SLA), GEC cuenta con un sistema integrado que solicita periódicamente la evaluación de indicadores, concentrando esta información para apoyar la toma de decisiones de la empresa contratante.
Todo ello concentrado en una plataforma intuitiva y fácil de usar, con un cuadro de mandos en tiempo real y completos informes. ¿Quiere probarlo gratis durante 30 días? ¡Solicite su acceso ahora!
