El informe de mantenimiento no es más que un documento que se rellena durante o después de la prestación del servicio y que contiene información como: identificación del equipo, técnico responsable y preguntas sobre lo que hay que revisar o cambiar, además de espacio para fotos.
Los procesos para generar este tipo de informe, así como su formato, cambian según el tipo de mantenimiento que se realice (preventivo y correctivo son los más comunes). Así pues, con el auge y la democratización de las nuevas tecnologías, las exigencias comunes a los equipos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) pueden realizarse y se realizarán cada vez con más frecuencia con apoyo tecnológico.
Teniendo en cuenta que la inspección y el mantenimiento de los equipos de emergencia, por ejemplo, deben ser una prioridad absoluta para la industria, la optimización de este proceso se ha convertido en un factor determinante para garantizar la competitividad, obtener mejores resultados y, por supuesto, evitar riesgos. El informe es de gran importancia a la hora de identificar qué equipos requieren un mantenimiento más rutinario, demostrar que todo lo realizado sobre el terreno por los técnicos se ha llevado a cabo y buscar la mejora continua del servicio.
Después de todo, ¿qué necesita un buen informe de gestión de equipos?
Un buen informe debe ser capaz, en primer lugar, de recopilar información y facilitar así la toma de decisiones por parte del equipo. Además, debe ser capaz de responder a las siguientes exigencias:
Acciones emprendidas
Para organizar la estructura de un buen informe, es esencial que el documento deje claro qué acciones se llevaron a cabo en cada etapa: inspección, mantenimiento, sustitución, entre otras. De esta forma, es posible tener una visión macro de todas las tareas realizadas y/o pendientes.
Responsables de cada acción
Además de las acciones realizadas, un informe de gestión de equipos también necesita identificar a los responsables de cada etapa. Si este es el caso de su empresa, puede ser interesante identificar a los responsables por segmentación, como por ejemplo: cargo, función o sector en la industria.
Registro de averías o equipos caducados
El registro de averías o equipos caducados en una inspección es uno de los puntos clave de un informe eficaz. Puede parecer obvio, pero asegúrate de no olvidar ninguno de los pasos de la lista de comprobación de la inspección, ¡especialmente cuando se trata de registrar este tipo de información!
Fechas de vencimiento
Si somos tan cuidadosos con cualquier tipo de recurso caducado, en el caso de una industria, el contexto enfatiza aún más la importancia de identificar y registrar los equipos caducados. También es muy importante prestar atención a las fechas próximas a la caducidad. Esto ayuda a crear un radar de advertencia para ayudar y recordar que hay que trazar la fecha de caducidad y sustituir este equipo en el futuro.
Fechas de las próximas inspecciones y mantenimiento
Además de la fecha de caducidad de los equipos, no hay que olvidar introducir las fechas de las próximas inspecciones y mantenimiento. De este modo, podrá organizar con antelación los procesos y acciones necesarios para que nada pase desapercibido.
Observaciones realizadas
¿Tiene alguna observación que merezca atención? Esto también debe quedar claro en el informe para que no se pase por alto ningún problema potencial (aunque no parezca grave a primera vista).
Gráficos
Un excelente informe de gestión de equipos debe mostrarle todos los datos centralizados en forma de gráficos, formando una visión de conjunto completa. Estos gráficos deben contener, sobre todo: información porcentual sobre los equipos inspeccionados, las sustituciones y el mantenimiento realizado, así como los equipos averiados y/o caducados. Además de ser visualmente más fácil de usar, la practicidad de visualizar los datos de esta manera puede ser decisiva para reducir los riesgos y mejorar la toma de decisiones.
Pero, ¿cómo evaluar si la herramienta tiene lo necesario para producir buenos informes?
Ahora que ya sabe cuánta información debe producir un informe de gestión de equipos, probablemente se pregunte: ¿cómo puedo hacer todo esto con mi equipo de HSE?
No puede confiar únicamente en los registros en papel o en las hojas de cálculo del ordenador. Uno de los primeros pasos para generar un buen informe de gestión de equipos es darse cuenta de que abandonar el papel, las largas hojas de cálculo y la información aislada puede marcar la diferencia.
Los procesos de digitalización son ya una realidad en el sector HSE y están cada vez más presentes en nuestra vida cotidiana. Desde esta perspectiva, estamos ampliando nuestra visión de la reducción de riesgos, considerando nuevas formas de incluir la tecnología en la generación de informes de gestión de equipos cada vez más inteligentes.
Estos son los aspectos a tener en cuenta a la hora de contratar una herramienta para elaborar informes de gestión de equipos:
Información centralizada
Para facilitar la visión general de los procesos y la consulta de los equipos de emergencia, mediciones y accesorios relacionados, por ejemplo, es esencial tener toda la información reunida en una única interfaz. Lo ideal es que sea práctica e intuitiva; al fin y al cabo, demasiada información en un solo lugar también puede llevar a confusión.
Digitalización
Cuanto más digitalizado esté el proceso, menos esfuerzo costará centralizar la información y menos posibilidades habrá de que se produzcan posibles errores. Busque soluciones que añadan registros de equipos, notificaciones de fechas de vencimiento y mantenimiento a un calendario automatizado, prácticos cuadros de mando, etc. Todo ello optimizará y mejorará la calidad del trabajo, tanto en términos prácticos como de organización.
Accesibilidad
Si vas a utilizar una herramienta, por ejemplo un programa informático, merece la pena estudiar su accesibilidad en la práctica. ¿Funciona bien en ordenadores y tabletas? ¿Y en teléfonos móviles? El dispositivo en el que se ejecute la herramienta puede aportar mucha practicidad (o reducirla) a los procesos cotidianos.
Seguridad de los datos
Centralizar y digitalizar todos los pasos de inspección y mantenimiento del equipo de HSE ya es un gran paso. Ahora bien, ¿te has parado a pensar si la información está en un entorno seguro? Una herramienta con un servidor en la nube marca la diferencia. Este tipo de almacenamiento no sólo ahorra espacio, sino que también ofrece al equipo una mayor seguridad de los datos.
Fiabilidad
También es importante asegurarse de que el 100% del equipo está supervisado eficazmente. Contar con verificación in situ (escaneado de códigos QR) y múltiples permisos de usuario y administrador, por ejemplo, puede garantizar que las inspecciones se lleven a cabo con mayor rapidez y eficacia.
Organización
La organización es fundamental, incluso para un proceso automatizado. Sin ella, el proceso no fluye. Por eso es importante disponer de un historial de comprobaciones, inspecciones y mantenimiento, así como de un calendario de gestión de controles, por ejemplo.
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