Gestão de Terceiros: Como evitar o Passivo Trabalhista?

A terceirização é estratégica para a eficiência operacional, mas carrega um "passivo oculto" que representa um desafio crítico para a governança de grandes organizações: a responsabilidade jurídica sobre a equipe contratada.

Acreditar que a assinatura do contrato blinda sua empresa é um equívoco comum. Pela experiência de mercado da GAP, esse momento formaliza a relação, mas é apenas o marco inicial da exposição ao risco, exigindo monitoramento contínuo durante toda a vigência do serviço.

Com a Lei 13.429/2017, a fiscalização deixou de ser um processo burocrático para se tornar um imperativo de conformidade e preservação do patrimônio da contratante. Abaixo, explicamos como a tecnologia pode proteger sua operação de riscos trabalhistas e previdenciários, centralizando o controle que aplicamos em nossa plataforma.

 O que é Gestão de Terceiros?

A gestão de terceiros transcende o simples arquivamento de papéis. Trata-se de um sistema de processos voltado para monitorar a conformidade legal, técnica e fiscal das empresas contratadas e de seus colaboradores.

O objetivo estratégico é garantir que a prestadora de serviços cumpra rigorosamente suas obrigações (pagamento de salários, recolhimento de impostos e normas de segurança), mitigando a corresponsabilidade financeira e jurídica da tomadora de serviços através de dados auditáveis e organizados.

O Cenário Legal (Lei 13.429/2017 e Reforma)

A legislação atual permite a terceirização inclusive da atividade-fim da empresa. Contudo, essa flexibilidade veio acompanhada de um dever de fiscalização (duty of care) muito mais rigoroso por parte da contratante.

Responsabilidade Subsidiária vs. Solidária

É crucial compreender a distinção jurídica que impacta diretamente o passivo da empresa:

1. Responsabilidade Subsidiária (A Regra): Se a empresa terceirizada inadimplir os direitos do trabalhador, o ônus recai sobre a tomadora. Conforme a Súmula 331 do TST, a contratante responde pelo passivo em caso de falha do terceiro.

2. Responsabilidade Solidária (O Agravante): Ocorre em cenários de falência da prestadora, fraude comprovada ou negligência grave em segurança do trabalho. Neste caso, ambas as empresas podem ser executadas simultaneamente.

O entendimento jurídico predominante é de que a falha na fiscalização (culpa in vigilando) atrai a responsabilidade para a tomadora. Portanto, a gestão mensal de documentos não é opcional; é a principal evidência técnica de defesa jurídica.

Principais Riscos na Contratação de Terceiros

A ausência de um sistema centralizado expõe a organização a riscos operacionais e jurídicos severos:

• Passivo Trabalhista: Absorção de custos com verbas rescisórias, horas extras e FGTS não recolhidos pela contratada.

• Segurança do Trabalho (SST): Responsabilidade civil e criminal por acidentes envolvendo terceiros nas instalações da tomadora. (Veja nosso artigo sobre [Trabalho a Quente e NR-34] para riscos críticos de manutenção).

• Vínculo Empregatício Mascarado: A falta de formalização adequada pode caracterizar subordinação direta, anulando o contrato comercial.

• Riscos Reputacionais (ESG): Associação da marca a fornecedores que operam com irregularidades trabalhistas graves ou falta de licenças ambientais.

  
  

As 4 Etapas de um Fluxo de Gestão Eficiente

Para mitigar esses riscos, a gestão deve operar em um fluxo cíclico e organizado, que ganha escala através da digitalização:

1. Homologação e Qualificação (Due Diligence)

Antes da formalização contratual, é essencial realizar a análise da saúde financeira e jurídica da prestadora. Validar se a empresa possui CNDs (Certidões Negativas de Débito) em dia é o primeiro filtro para evitar parceiros com alto risco de inadimplência.

2. Mobilização de Terceiros

Esta etapa refere-se ao controle de acesso físico. A liberação do terceiro nas instalações deve ser condicionada à conformidade documental no sistema: registro em carteira, ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) válido e treinamentos das NRs específicas.

3. Gestão Mensal de Documentos

Este é o pilar da prevenção. Mensalmente, a liberação do pagamento da fatura deve estar estritamente vinculada à conferência de:

• Guias de recolhimento (FGTS, INSS/GPS);

• Comprovantes de pagamento de salário e benefícios;

• Folha de ponto assinada.

4. Desmobilização Segura

Ao término do contrato, o sistema deve garantir o registro do fim da prestação de serviço, permitindo o bloqueio de acessos e servindo como repositório dos comprovantes de verbas rescisórias (TRCT), essenciais para futuras defesas trabalhistas.

 Por que abandonar as planilhas? (Riscos da Gestão Manual)

Ainda que o Excel seja uma ferramenta versátil, ele não foi desenhado para a complexidade da gestão de terceiros e o volume de dados exigido pelas obrigações fiscais atuais.

A gestão manual em planilhas apresenta vulnerabilidades críticas:

1. Falta de Alertas: Planilhas não avisam quando um ASO ou treinamento venceu, expondo a empresa a multas em fiscalizações.

2. Descentralização: Documentos salvos em pastas de rede ou e-mails dificultam a localização rápida em caso de auditoria ou processo trabalhista.

3. Segurança da Informação: A manipulação manual aumenta o risco de perda de dados, erros de digitação e falta de histórico de alterações (quem aprovou o quê).

A plataforma da GAP centraliza toda a documentação em um ambiente seguro e auditável. Isso garante que sua equipe tenha acesso rápido às informações de conformidade, eliminando o caos operacional das planilhas e pastas dispersas.

Perguntas Frequentes (FAQ)

• A contratante é responsável pelos funcionários da terceirizada?

Sim, subsidiariamente. Em caso de inadimplência da terceirizada, a contratante assume a obrigação (Súmula 331 TST).

• Quais documentos exigir mensalmente?

No mínimo: GFIP/SEFIP, comprovantes de recolhimento de INSS e FGTS, folha de pagamento e comprovantes de benefícios.

• Posso contratar terceiros para atividade-fim?

Sim. Após a Lei 13.429/2017 e decisão do STF, é lícita a terceirização de qualquer atividade, desde que respeitados os requisitos legais de não subordinação.

Sua empresa ainda realiza o controle de terceiros em planilhas? Minimize sua exposição ao risco jurídico com organização e tecnologia. Conheça a plataforma de Gestão de Terceiros da GAP e tenha total controle sobre a conformidade dos seus prestadores.