A gestão de terceiros tem ganhado cada vez mais relevância no cenário trabalhista brasileiro. Trata-se de uma prática comum para empresas que buscam escalar seus resultados e aumentar seu poder competitivo.
Mas nem sempre é fácil garantir que esses parceiros estejam alinhados com os objetivos, valores e conformidade da organização. É nesse contexto que a gestão eficiente de terceiros se torna essencial, atuando de forma estratégica para evitar gargalos e garantir a entrega de serviços com qualidade, segurança e dentro da legalidade.
Algumas ferramentas podem ajudar a gerenciar terceiros e melhorar a relação entre empresas contratantes e empresas contratadas, facilitando esse desafio que envolve desde a contratação até o monitoramento contínuo dos serviços executados.
Um bom sistema de gestão de terceiros também colabora para a auditoria e o controle de documentação, aspectos vitais para a segurança do ambiente de trabalho e a conformidade regulatória.
Neste post, vamos falar sobre 4 tipos de ferramentas que podem ajudar na gestão de terceiros e garantir o sucesso das parcerias.
A Importância da Gestão de Terceiros
Fazer a gestão de terceiros de forma eficiente é fundamental para garantir a conformidade legal e regulamentar da empresa com as obrigações legais. Isso ajuda a evitar multas e penalidades e também a mitigar riscos relacionados à terceirização inadequada. Além disso, é essencial para garantir a segurança do trabalho e a saúde dos colaboradores terceirizados.
Quando bem estruturada, a gestão de terceiros contribui para a redução de custos, melhora o controle de documentações, amplia o monitoramento contínuo dos prestadores de serviço e fortalece a qualidade dos serviços prestados.
Além disso, proporciona maior segurança e privacidade na troca de informações e garante o cumprimento das normas legais, inclusive as relacionadas à proteção de dados.
A importância da gestão de terceiros também está associada à necessidade de atuação estratégica por parte da empresa contratante, com uma gestão eficiente e baseada em indicadores claros, permitindo tomadas de decisões mais inteligentes.
Esse processo envolve a homologação de fornecedores, a contratação de terceiros com perfis adequados, o cumprimento das normas de segurança e o acompanhamento de certificações.
Empresas que contratam prestadores de serviço em grande escala devem investir em soluções tecnológicas que ofereçam uma visão unificada dos riscos e possibilitem o gerenciamento eletrônico de documentos, assegurando o cumprimento das normas e promovendo um ambiente de trabalho mais seguro.
Principais dificuldades na contratação de terceiros
Uma das dificuldades mais comuns é o monitoramento do trabalho e desempenho dos prestadores. A falta de controle e transparência compromete a gestão de riscos, dificultando o cumprimento das normas de segurança e qualidade. Empresas que adotam processos manuais para esse acompanhamento tendem a enfrentar mais falhas e retrabalho.
Outro ponto crítico é a gestão documental. O controle de documentos obrigatórios, como permissões de trabalho, treinamentos e certificações, pode se tornar complexo. Sem uma plataforma integrada, torna-se inviável manter a conformidade regulatória. Além disso, a ausência de um controle de documentos eficaz compromete auditorias internas e externas.
A gestão de contratos e a auditoria das informações compartilhadas também são desafios recorrentes. A falta de integração entre o contratante e os prestadores de serviço prejudica a contratação de fornecedores qualificados e pode impactar diretamente o ambiente de trabalho. A terceirização mal estruturada pode gerar responsabilidades trabalhistas que recaem sobre a empresa contratante.
Outro desafio está relacionado à necessidade de treinamento dos terceiros e da garantia de que todos estão capacitados para atuar com segurança e em conformidade com as práticas de segurança.
Empresas que contratam terceirizados precisam monitorar constantemente os registros de treinamentos e suas atualizações. O treinamento contínuo e direcionado é um fator de diferenciação e deve estar presente na rotina das empresas e profissionais envolvidos na gestão.
Por isso, é estratégico que a empresa conte com uma solução de gestão de terceiros que automatiza processos, organiza documentos dos terceiros, gerencia indicadores e promove integração. A atuação preventiva também ajuda a garantir maior controle e eficiência na gestão de contratos, certificações e obrigações legais.
Ferramentas para melhorar a gestão de terceiros
1. Compactando Documentos
Organizar e manter atualizados todos os documentos dos terceiros é um ponto-chave da gestão de terceiros. Para isso, algumas ferramentas de gestão documental ajudam a facilitar a troca de informações e otimizar o fluxo com cada prestador de serviço:
- iLovePDF: compacta, une e divide PDFs de forma simples e gratuita.
- WeTransfer: ideal para compartilhar arquivos grandes com prestadores e fornecedores.
- Google Drive: armazenamento em nuvem com opção de acesso compartilhado entre empresa contratante e terceirizadas.
A organização e controle de documentos são essenciais para evitar a perda de informações e facilitar a realização de auditorias. Plataformas que automatizam esse processo permitem maior segurança jurídica e melhor desempenho no cumprimento das exigências trabalhistas e contratuais.
2. Desenvolvendo Treinamentos
Garantir a qualificação dos prestadores de serviço é fundamental. Plataformas como Trello e o Udemy ajudam a organizar treinamentos, verificar certificações e garantir conformidade.
Essas ferramentas possibilitam a criação de uma trilha de capacitação personalizada, permitindo que a empresa contratante acompanhe de forma estruturada a formação dos seus terceirizados. Além disso, o treinamento contínuo reduz riscos operacionais e melhora a performance geral do serviço contratado.
3. Gerando relatórios e análises
A gestão de riscos precisa ser embasada em dados. Ferramentas como Power BI e Looker Studio auxiliam na criação de relatórios para auditoria, controle de processos, indicadores e conformidade. É a base para uma consultoria de gestão bem-sucedida.
Empresas que lidam com múltiplos fornecedores e contratos se beneficiam da criação de dashboards customizados que centralizam indicadores como frequência de não conformidades, cumprimento de prazos e status de documentação. Isso apoia a tomada de decisões estratégicas e oferece maior visibilidade à alta gestão.
4. Solução integrada
Plataformas de gestão de terceiros como o GEC da GAP Sistemas reúnem tudo em um único lugar: controle de documentos, gestão de contratos, treinamentos, auditorias, monitoramento contínuo, e emissão digital de Permissão de Trabalho.
É ideal para empresas que lidam com grande volume de terceiros no Brasil e precisam de gestão eficiente.
A solução de gestão de terceiros da GAP Sistemas atua como um verdadeiro hub de informações, facilitando o cumprimento das normas de segurança, a validação documental, o controle de EPIs e a rastreabilidade das ações de cada prestador.
Trata-se de uma ferramenta indispensável para empresas que precisam otimizar sua estrutura sem abrir mão da conformidade e da segurança do trabalho.
Conclusão
A gestão de terceiros é um processo estratégico para garantir a qualidade dos serviços, reduzir riscos e custos, e promover o cumprimento das normas de segurança. Com o apoio de plataformas de gestão, é possível gerenciar melhor a contratação de terceiros, automatizar etapas e atuar de forma preventiva.
Empresas e profissionais que desejam elevar sua maturidade nesse processo devem considerar ferramentas que possibilitem o gerenciamento eletrônico de documentos, controle de obrigações legais e maior visibilidade sobre o serviço contratado.
Adotar boas práticas e buscar especialização, como em um curso de especialista em gestão, também pode ser um diferencial.
Se você busca uma empresa de gestão de terceiros que entende de conformidade, normas de segurança e digitalização de processos, conte com a GAP Sistemas.
Preencha o formulário (AQUI) e veja como nossa solução pode transformar o processo de terceirização da sua organização.
