Se sua empresa faz a terceirização de serviços, certamente se depara constantemente com a necessidade de ter sempre sob controle efetivo as informações e documentos dos prestadores. Contudo, infelizmente muitos negócios ainda não conseguem fazer esse controle com a agilidade e precisão necessárias.
A terceirização possibilita que as indústrias reduzam custos, otimizem o tempo e foquem de verdade no core do negócio. Por isso, esse processo é uma estratégia importante para o setor. No entanto, é preciso controlar bem esse fluxo para que não se torne uma dor de cabeça para a empresa. É aí que um software de gestão de terceirizados pode ajudar, e muito!
O formato de trabalho em si, fornece diversos benefícios e vantagens aos negócios que o adotam, mas é fundamental manter a atenção constante em questões legais, especialmente nos locais que possuem grande número de terceiros. Por isso, melhorar os processos que giram em torno da gestão de terceirizados, torna-se imprescindível para garantir o sucesso nos resultados durante a execução de cada contrato.
E para ter controle e uma gestão de excelência, um software especializado é, certamente, a única escolha possível. Com tantas opções e alternativas que prometem resolver o problema X ou Y, ter tudo que seu negócio precisa em uma única plataforma é o primeiro ponto a considerar. Quer saber o que mais? Continue lendo e confira!
Quando o modelo de terceirização passa a ser uma frente importante no apoio das diversas atividades de uma indústria, é preciso garantir atenção máxima ao gerenciar acessos, documentações, autorizações e registros aos montes! É um trabalho complexo para a equipe responsável por essa gestão.
Por isso, um software de gestão de terceirizados deve ser um facilitador, simplificando as atividades e otimizando o tempo. Se a ferramenta é complexa, lenta e sem uma usabilidade intuitiva, é um péssimo sinal. Confira a seguir alguns pontos que você precisa identificar na hora de contratar um bom software para gestão de terceirizadas:
Com diversas empresas diferentes atuando nas suas especialidades em várias frentes dentro da indústria, é natural que o volume de informações e as necessidades específicas de cada área se intensifiquem.
Em vez de controlar as informações em diversas planilhas, é preciso gerenciar todas essas informações em uma única interface. Para isso, o software de gestão de terceirizados ideal deve ser capaz de simplificar esse registro e permitir uma visão geral, com resultados compilados.
A atualização de documentação também é um desafio para a gestão de empresas terceirizadas. Isso porque, muitas vezes, algumas ferramentas disponíveis no mercado não armazenam a documentação adequadamente. Assim, muitas empresas continuam arquivando dados em pastas na rede, por e-mail ou até em arquivo físico.
Por isso, é ideal contar com um software de gestão de empresas terceirizadas que possua um sistema de arquivamento na nuvem, atualizando e incluindo registros corretamente aos perfis dos profissionais e das empresas.
Sobre a gestão de documentos, também é difícil controlar, por exemplo, a validade desses registros. A melhor solução para isso seria ter o apoio de uma ferramenta com um sistema de notificações e calendário integrado. Assim, fica mais fácil saber quando os documentos estão para vencer ou precisam ser renovados, permitindo antecipação e evitando irregularidades.
É totalmente natural que exista certa rotatividade entre colaboradores alocados pelas empresas contratadas. No entanto, fazer esse controle costuma ser trabalhoso e toma muito tempo, sempre que as trocas ocorrem.
Se o aviso acontece com pouco tempo antes da entrada do novo colaborador, acaba sendo inevitável ter correria para atualizar o sistema, emitir uma carteirinha, autorizar acessos e etc. Contudo, um bom software pode ser determinante para otimizar esse processo e garantir agilidade durante essa transição de colaboradores.
Por isso, se a ferramenta para gestão que você está procurando oferecer uma integração com a portaria, por exemplo, é melhor ainda! É possível cadastrar e liberar acesso de maneira fácil e rápida.
No cotidiano de trabalho, é difícil estabelecer parâmetros para avaliar o desempenho e performance de uma equipe terceirizada. Dessa forma, não existe uma avaliação objetiva que deixe nítido os resultados que a determinada terceirizada está trazendo para a empresa.
Mais do que notar essa necessidade e depois realizar uma avaliação, é preciso que seja um processo contínuo, desde o início da parceria. Contar com um sistema de avaliação SLA integrado é muito importante para agregar mais informações durante o processo.
Assim, é possível registrar avaliações ao longo do tempo e não ter uma correria para compilar informações diante de uma demanda específica.
Agora que você entendeu algumas das características importantes que um software de gestão de terceirizados precisa ter, está na hora de conhecer o GEC, solução desenvolvida pela GAP Sistemas.
Com essa ferramenta, sua empresa pode concentrar em uma única base integrada todas as parceiras terceirizadas e seus respectivos colaboradores. Dessa forma, garantindo eficiência total na gestão de diferentes empresas contratadas, substituindo o registro de documentos em planilhas e arquivos físicos. Com recursos de backups e relatórios para que sua empresa não perca nada de vista e foque no core business.
Veja só algumas das funcionalidades do GEC:
– Todas as empresas e funcionários terceirizados em uma única base integrada
– Controle de treinamentos necessários e obrigatórios
– Permissão de múltiplos usuários
– Três níveis diferentes de acesso: Visualizador, Assessor e Administrador
– Todos os parâmetros controlados pelo administrador (documentos, acessos, notificações e mais)
– Acesso para empresa terceirizada atualizar documentações para aprovação
– Ferramenta amigável, com navegação intuitiva e de fácil consulta
– Envio de notificações automáticas (via e-mail)
– Anexação de documentos e emissão de carteirinhas
– Dashboards completos para ter uma visão geral em uma única tela
– Geração de relatórios consolidados de informações
– Avaliação de performance de empresas (SLA) integrada à ferramenta GEC
Tudo isso em uma interface intuitiva e amigável, com visualização em tempo real. Quer conhecer mais? Temos um benefício para você! Experimente a plataforma gratuitamente por 30 dias! Solicite seu acesso agora mesmo!