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    Software para gestão de terceirizados: O que considerar na hora de contratar?

    Se sua empresa faz a terceirização de serviços, certamente se depara constantemente com a necessidade de ter sempre sob controle efetivo as informações e documentos dos prestadores. Contudo, infelizmente muitos negócios ainda não conseguem fazer esse controle com a agilidade e precisão necessárias.

     

    A terceirização possibilita que as indústrias reduzam custos, otimizem o tempo e foquem de verdade no core do negócio. Por isso, esse processo é uma estratégia importante para o setor. No entanto, é preciso controlar bem esse fluxo para que não se torne uma dor de cabeça para a empresa. É aí que um software de gestão de terceirizados pode ajudar, e muito!

     

    O formato de trabalho em si, fornece diversos benefícios e vantagens aos negócios que o adotam, mas é fundamental manter a atenção constante em questões legais, especialmente nos locais que possuem grande número de terceiros. Por isso, melhorar os processos que giram em torno da gestão de terceirizados, torna-se imprescindível para garantir o sucesso nos resultados durante a execução de cada contrato. 

     

    E para ter controle e uma gestão de excelência, um software especializado é, certamente, a única escolha possível. Com tantas opções e alternativas que prometem resolver o problema X ou Y, ter tudo que seu negócio precisa em uma única plataforma é o primeiro ponto a considerar. Quer saber o que mais? Continue lendo e confira!

    Um bom software de gestão de terceirizados precisa facilitar a vida do seu time

    Quando o modelo de terceirização passa a ser uma frente importante no apoio das diversas atividades de uma indústria, é preciso garantir atenção máxima ao gerenciar acessos, documentações, autorizações e registros aos montes! É um trabalho complexo para a equipe responsável por essa gestão.

     

    Por isso, um software de gestão de terceirizados deve ser um facilitador, simplificando as atividades e otimizando o tempo. Se a ferramenta é complexa, lenta e sem uma usabilidade intuitiva, é um péssimo sinal. Confira a seguir alguns pontos que você precisa identificar na hora de contratar um bom software para gestão de terceirizadas:

    Gerenciamento de diferentes empresas

    Com diversas empresas diferentes atuando nas suas especialidades em várias frentes dentro da indústria, é natural que o volume de informações e as necessidades específicas de cada área se intensifiquem.

     

    Em vez de controlar as informações em diversas planilhas, é preciso gerenciar todas essas informações em uma única interface. Para isso, o software de gestão de terceirizados ideal deve ser capaz de simplificar esse registro e permitir uma visão geral, com resultados compilados.

    Atualização de documentos e certificações

    A atualização de documentação também é um desafio para a gestão de empresas terceirizadas. Isso porque, muitas vezes, algumas ferramentas disponíveis no mercado não armazenam a documentação adequadamente. Assim, muitas empresas continuam arquivando dados em pastas na rede, por e-mail ou até em arquivo físico.

     

    Por isso, é ideal contar com um software de gestão de empresas terceirizadas que possua um sistema de arquivamento na nuvem, atualizando e incluindo registros corretamente aos perfis dos profissionais e das empresas.

    Calendário integrado e sistema de notificações

    Sobre a gestão de documentos, também é difícil controlar, por exemplo, a validade desses registros. A melhor solução para isso seria ter o apoio de uma ferramenta com um sistema de notificações e calendário integrado. Assim, fica mais fácil saber quando os documentos estão para vencer ou precisam ser renovados, permitindo antecipação e evitando irregularidades.

    Autorização de entrada de novos colaboradores

    É totalmente natural que exista certa rotatividade entre colaboradores alocados pelas empresas contratadas. No entanto, fazer esse controle costuma ser trabalhoso e toma muito tempo, sempre que as trocas ocorrem.

     

    Se o aviso acontece com pouco tempo antes da entrada do novo colaborador, acaba sendo inevitável ter correria para atualizar o sistema, emitir uma carteirinha, autorizar acessos e etc. Contudo, um bom software pode ser determinante para otimizar esse processo e garantir agilidade durante essa transição de colaboradores.

     

    Por isso, se a ferramenta para gestão que você está procurando oferecer uma integração com a portaria, por exemplo, é melhor ainda! É possível cadastrar e liberar acesso de maneira fácil e rápida.

    Avaliação de performance

    No cotidiano de trabalho, é difícil estabelecer parâmetros para avaliar o desempenho e performance de uma equipe terceirizada. Dessa forma, não existe uma avaliação objetiva que deixe nítido os resultados que a determinada terceirizada está trazendo para a empresa.

     

    Mais do que notar essa necessidade e depois realizar uma avaliação, é preciso que seja um processo contínuo, desde o início da parceria. Contar com um sistema de avaliação SLA integrado é muito importante para agregar mais informações durante o processo. 

     

    Assim, é possível registrar avaliações ao longo do tempo e não ter uma correria para compilar informações diante de uma demanda específica.

    Conte com o GEC para ter excelência na gestão de terceirizados 

    Agora que você entendeu algumas das características importantes que um software de gestão de terceirizados precisa ter, está na hora de conhecer o GEC, solução desenvolvida pela GAP Sistemas.

     

    Com essa ferramenta, sua empresa pode concentrar em uma única base integrada todas as parceiras terceirizadas e seus respectivos colaboradores. Dessa forma, garantindo eficiência total na gestão de diferentes empresas contratadas, substituindo o registro de documentos em planilhas e arquivos físicos. Com recursos de backups e relatórios para que sua empresa não perca nada de vista e foque no core business.

     

    Veja só algumas das funcionalidades do GEC:

     

    – Todas as empresas e funcionários terceirizados em uma única base integrada

    – Controle de treinamentos necessários e obrigatórios

    – Permissão de múltiplos usuários

    – Três níveis diferentes de acesso: Visualizador, Assessor e Administrador

    – Todos os parâmetros controlados pelo administrador (documentos, acessos, notificações e mais)

    – Acesso para empresa terceirizada atualizar documentações para aprovação

    – Ferramenta amigável, com navegação intuitiva e de fácil consulta

    – Envio de notificações automáticas (via e-mail)

    – Anexação de documentos e emissão de carteirinhas

    – Dashboards completos para ter uma visão geral em uma única tela

    – Geração de relatórios consolidados de informações

    – Avaliação de performance de empresas (SLA) integrada à ferramenta GEC

     

    Tudo isso em uma interface intuitiva e amigável, com visualização em tempo real. Quer conhecer mais? Temos um benefício para você! Experimente a plataforma gratuitamente por 30 dias! Solicite seu acesso agora mesmo!