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    Saiba quais são os documentos necessários na gestão de empresas terceirizadas

    A terceirização possibilita que as indústrias otimizem processos e reduzam custos e por isso conquista cada vez mais espaço. Mas para isso, é preciso contar com uma boa gestão de empresas terceirizadas e de toda a documentação necessária.

     

    Diversas são as vantagens que terceirizar funções trazem para a indústria:

    – Foco na atividade principal;

    – Contar com apoio especializado em atividades complementares;

    – Melhora da produtividade do seu time, foca no core do negócio;

    – Mais recursos para inovar na atividade principal.

     

    Por isso, a gestão de empresas contratadas é importante para garantir que todos esses benefícios continuem funcionando para a indústria. Quer entender melhor qual a documentação necessária nesse processo? Continue a leitura do artigo!

    Separe a documentação de gestão de terceirizadas por área de exigência

    O volume de documentos necessários para a gestão de empresas terceirizadas pode variar. Depende de quais são as atividades exercidas, de certificações específicas que os trabalhadores precisam ter, da forma de atuação da empresa terceirizada e das exigências da contratante, de acordo com as regras de compliance da empresa.

     

    Os documentos listados a seguir não são obrigatórios para todas as empresas, mas é importante ter em mente e adequar à realidade do seu negócio.

     

    Recursos Humanos (Gestão de Contratos)

    Para a gestão de contratos e/ou recursos humanos, diversos documentos podem ser solicitados. Veja os que você pode solicitar logo durante a fase de contratação:

     

    – Contrato Social;

    – Cartão de CNPJ;

    – Contrato de Serviço ou equivalente.

     

    Além disso, documentos dos colaboradores terceirizados também são necessários logo no início da prestação de serviço:

    – Ficha de Registro de Empregados;

    – Cópia CTPS dos funcionários (folha da foto, identificação e contrato de trabalho);

    – Cópia Contrato de Trabalho (se aplicar);

    – Carteira Nacional de Habilitação (CNH) [se aplicar].

     

    Outros documentos são necessários mensalmente, durante toda a atuação:

    – Apólice de Seguro de Vida e Comprovante de Quitação Mensal;

    – CND (Certidão Negativa de Débito) – INSS;

    – CND (Certidão Negativa de Débito) – FGTS;

    – Cópia Acordo Coletivo de Trabalho;

    – Relação Nominal de Funcionários que atuarão no Serviço;

    – Ficha de Registro de Empregados;

    – Resumo da Folha de Pagamento da Empresa;

    – Folha de Pagamento da Empresa;

    – Comprovantes de pagamento salariais dos colaboradores que prestam serviços (arquivo bancário ou holerite);

    – Guia de recolhimento do FGTS e comprovante de pagamento;

    – Guia de recolhimento do GPS (INSS) e comprovante de pagamento.

     

    Em casos de rescisão, é preciso receber a documentação comprobatória:

    – Termo de Rescisão Contratual de Trabalho assinado;

    – Comprovante de pagamento das verbas rescisórias;

    – FGTS rescisório quitado;

    – ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) demissional;

    – Ficha de EPIs atualizada.

    Segurança do Trabalho

    Para a gestão referente à segurança do trabalho, sua equipe precisa solicitar diversos outros documentos, que precisam de renovação anual (normalmente). Veja só algumas delas:

     

    – PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) / PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos);

    – PCMAT (Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria de Construção Civil) / PGR;

    – Certificado de Treinamentos/Habilitação nas NRs (Normas Reguladoras): 10, 12, 20, 33, 35 (conforme atividade a ser desenvolvida);

    – Ficha de EPIs;

    – Declaração de Equipamentos do Canteiro de Obras;

    – Laudos de Equipamentos/Ferramentas.

    Saúde Ocupacional

     

    – PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional);

    – ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) admissional;

    – Laudo de Ergonomia;

    – Carteira de Vacinação.

    Meio Ambiente

    A documentação referente ao meio ambiente depende da atuação da sua empresa, o local em que está inserido e a atuação da empresa terceirizada, não é mesmo? Veja quais são as papeladas que devem ser consideradas:

    – Licença Ambiental;

    – PGRS (Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos);

    – Análises Ambientais – caso aplicável (ex.: laudos de potabilidade de água, monitoramento de efluentes ou passivos).

    Exigências Internas da Empresa

    Além disso, também é preciso verificar quais as exigências específicas da empresa contratante. Considere todas as normativas internas e verifique quais treinamentos são necessários. Veja só alguns exemplos:

    – Treinamento de Integração;

    – Treinamento de RH;

    – Treinamento de Código de Ética e Código de Conduta;

    – Treinamento de Compliance;

    – Treinamentos Específicos (Conforme padrões da empresa – ex.: Trabalho com químicos, trabalho em áreas classificadas, expurgo, dentre outros);

    – Direção Defensiva;

    – Outros.

     

    Temos a plataforma ideal para a sua gestão de terceirizados

     

    Como vimos ao longo deste artigo, são muitos os documentos importantes para fazer uma gestão de empresas contratadas completa. 

     

    Por isso, é preciso contar com uma ferramenta digital que otimize o trabalho do seu time. E a solução desenvolvida pela GAP Sistemas, o GEC, é ideal para sua empresa.

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    Para solucionar o problema de documentos e certificações, o GEC conta com o registro desses arquivos, com sistema de notificações e calendário automatizado para sempre saber quando um documento está com a sua validade se encerrando. 

    O GEC também permite liberar um acesso específico para as empresas terceirizadas atualizarem a documentação direto na plataforma. Assim, diminui as etapas e facilita a aprovação no mesmo sistema.

    A atualização de novos colaboradores também pode ser feita direto na plataforma, diminuindo o tempo de aprovação e emissão de autorizações. É integrado diretamente com a portaria da sua empresa para facilitar o processo.

    Para a avaliação de performance (SLA), o GEC conta com um sistema integrado que solicita periodicamente a avaliação de indicadores, concentrando essas informações para embasar a tomada de decisões da empresa contratante.

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