A terceirização possibilita que as indústrias otimizem processos e reduzam custos e por isso conquista cada vez mais espaço. Mas para isso, é preciso contar com uma boa gestão de empresas terceirizadas e de toda a documentação necessária.
Diversas são as vantagens que terceirizar funções trazem para a indústria:
– Foco na atividade principal;
– Contar com apoio especializado em atividades complementares;
– Melhora da produtividade do seu time, foca no core do negócio;
– Mais recursos para inovar na atividade principal.
Por isso, a gestão de empresas contratadas é importante para garantir que todos esses benefícios continuem funcionando para a indústria. Quer entender melhor qual a documentação necessária nesse processo? Continue a leitura do artigo!
O volume de documentos necessários para a gestão de empresas terceirizadas pode variar. Depende de quais são as atividades exercidas, de certificações específicas que os trabalhadores precisam ter, da forma de atuação da empresa terceirizada e das exigências da contratante, de acordo com as regras de compliance da empresa.
Os documentos listados a seguir não são obrigatórios para todas as empresas, mas é importante ter em mente e adequar à realidade do seu negócio.
Para a gestão de contratos e/ou recursos humanos, diversos documentos podem ser solicitados. Veja os que você pode solicitar logo durante a fase de contratação:
– Contrato Social;
– Cartão de CNPJ;
– Contrato de Serviço ou equivalente.
Além disso, documentos dos colaboradores terceirizados também são necessários logo no início da prestação de serviço:
– Ficha de Registro de Empregados;
– Cópia CTPS dos funcionários (folha da foto, identificação e contrato de trabalho);
– Cópia Contrato de Trabalho (se aplicar);
– Carteira Nacional de Habilitação (CNH) [se aplicar].
Outros documentos são necessários mensalmente, durante toda a atuação:
– Apólice de Seguro de Vida e Comprovante de Quitação Mensal;
– CND (Certidão Negativa de Débito) – INSS;
– CND (Certidão Negativa de Débito) – FGTS;
– Cópia Acordo Coletivo de Trabalho;
– Relação Nominal de Funcionários que atuarão no Serviço;
– Ficha de Registro de Empregados;
– Resumo da Folha de Pagamento da Empresa;
– Folha de Pagamento da Empresa;
– Comprovantes de pagamento salariais dos colaboradores que prestam serviços (arquivo bancário ou holerite);
– Guia de recolhimento do FGTS e comprovante de pagamento;
– Guia de recolhimento do GPS (INSS) e comprovante de pagamento.
Em casos de rescisão, é preciso receber a documentação comprobatória:
– Termo de Rescisão Contratual de Trabalho assinado;
– Comprovante de pagamento das verbas rescisórias;
– FGTS rescisório quitado;
– ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) demissional;
– Ficha de EPIs atualizada.
Para a gestão referente à segurança do trabalho, sua equipe precisa solicitar diversos outros documentos, que precisam de renovação anual (normalmente). Veja só algumas delas:
– PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) / PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos);
– PCMAT (Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria de Construção Civil) / PGR;
– Certificado de Treinamentos/Habilitação nas NRs (Normas Reguladoras): 10, 12, 20, 33, 35 (conforme atividade a ser desenvolvida);
– Ficha de EPIs;
– Declaração de Equipamentos do Canteiro de Obras;
– Laudos de Equipamentos/Ferramentas.
– PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional);
– ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) admissional;
– Laudo de Ergonomia;
– Carteira de Vacinação.
A documentação referente ao meio ambiente depende da atuação da sua empresa, o local em que está inserido e a atuação da empresa terceirizada, não é mesmo? Veja quais são as papeladas que devem ser consideradas:
– Licença Ambiental;
– PGRS (Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos);
– Análises Ambientais – caso aplicável (ex.: laudos de potabilidade de água, monitoramento de efluentes ou passivos).
Além disso, também é preciso verificar quais as exigências específicas da empresa contratante. Considere todas as normativas internas e verifique quais treinamentos são necessários. Veja só alguns exemplos:
– Treinamento de Integração;
– Treinamento de RH;
– Treinamento de Código de Ética e Código de Conduta;
– Treinamento de Compliance;
– Treinamentos Específicos (Conforme padrões da empresa – ex.: Trabalho com químicos, trabalho em áreas classificadas, expurgo, dentre outros);
– Direção Defensiva;
– Outros.
Como vimos ao longo deste artigo, são muitos os documentos importantes para fazer uma gestão de empresas contratadas completa.
Por isso, é preciso contar com uma ferramenta digital que otimize o trabalho do seu time. E a solução desenvolvida pela GAP Sistemas, o GEC, é ideal para sua empresa.
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O GEC também permite liberar um acesso específico para as empresas terceirizadas atualizarem a documentação direto na plataforma. Assim, diminui as etapas e facilita a aprovação no mesmo sistema.
A atualização de novos colaboradores também pode ser feita direto na plataforma, diminuindo o tempo de aprovação e emissão de autorizações. É integrado diretamente com a portaria da sua empresa para facilitar o processo.
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