Aprimorar processos e garantir a qualidade de produtos ou serviços são os objetivos principais de qualquer empresa que busca crescimento. Dessa forma, as não conformidades impactam diretamente esses objetivos.
E embora possam ser vistas como empecilhos na gestão, elas também podem ser encaradas como pontos oportunidade de melhoria.
Neste artigo, vamos explorar como transformar esses problemas em chances de avanço e desenvolvimento, utilizando a gestão de não conformidades como uma ferramenta estratégica para impulsionar o crescimento e a eficiência da empresa.
O que é uma não conformidade?
A não conformidade é um método, ação ou resultado de uma tarefa que não se enquadra nos padrões previstos por normas legais ou, até mesmo, expectativas.
Elas podem surgir de diversas fontes, como falhas em processos internos, desvios de padrões de qualidade, ou não acompanhamento das regulamentações vigentes.
Identificar essas falhas e introduzir uma padronização dos processos são os primeiros passos pra evitar a recorrência das não conformidades.
Transformando problemas em oportunidades de melhoria
Pra solucionar as não conformidades, a melhor maneira é estabelecer um plano de ação. Com o plano traçado e bem definido, cada etapa deve ser apresentada a toda equipe envolvida na gestão da não conformidade. Dessa maneira é possível mitigar o problema e encontrar soluções rápidas e eficazes.
As etapas desse processo se resumem em:
1 – Identificação das não conformidades
2 – Especificação
3 – Análise
4 – Definição do plano de ação
5 – Execução
6 – Acompanhamento de Eficácia
Como identificar uma não conformidade?
Essa é a etapa inicial e que irá transformar as falhas ou problemas em oportunidades de melhoria. Para identificar uma não conformidade é preciso uma análise minuciosa de quais são as operações que podem ocorrer essas falhas.
No entanto, não é apenas a auditoria que será capaz de identificar uma não conformidade. Muitas vezes, algum profissional ou colaborador pode apontar alguma falha de operação, ou até mesmo, um cliente.
Uma maneira de mitigar a não conformidade é a identificação prévia da causa raiz e o acompanhamento regular das operações, por isso, é essencial que a empresa realize auditorias internas e periódicas.
Além disso, otimizar esse processo com o auxilio de um sistema tecnológico pode reduzir ainda mais as falhas humanas nas operações.
Como especificar uma não conformidade?
A seguir, o próximo passo é especificar os detalhes dessa não conformidade identificada através de um relatório, o RNC (Relatório de Não Conformidade).
Esse relatório é fundamental no processo deve conter uma riqueza de detalhes pra que o plano de ação seja executado com eficácia.
Com esse relatório o auditor deve também identificar as causas da não conformidade e melhorar a comunicação entre os profissionais envolvidos na operação pra que o erro ou falha não persista e não tenha recorrência.
Análise e classificação de não conformidades: Como realizar?
É no processo de análise que é apontado quais as hipóteses que podem ter ocasionado a não conformidade.
Dessa forma, é necessário uma análise precisa e completa pra que as causas sejam mapeadas, e uma forma de garantir isso é treinando a equipe responsável.
É através da análise que a equipe ou o auditor poderá definir um plano de ação com metas e prazos para mitigar a não conformidade apontada.
Definição e execução do plano de ação
Depois de identificar, especificar e analisar a não conformidade, chegou a hora de trabalhar pra que o problema seja solucionado através de ações corretivas.
É importante que o profissional responsável pela execução do plano de ação tenha em mãos as ferramentas e recursos necessários. De imediato, ações corretivas e a médio/longo prazo é essencial trabalhar com ações preventivas para garantir a não recorrência da não conformidade.
Algumas metodologias podem auxiliar essa etapa do processo, como um brainstorming entre a equipe da operação e também o método 5W2H.
O método consiste em responder as questões básicas para a solução de um problema:
What? O que aconteceu?
Why? Por que aconteceu?
Where? Onde o problema aconteceu?
When? Quando aconteceu?
Who? Qual foi o setor ou profissional responsável?
How? Como aconteceu?
How much? Qual o custo para resolução do problema?
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Com a estratégia da matriz 5W2H e o plano traçado, o responsável pela gestão da não conformidade pode direcionar a equipe para a execução.
A responsabilidade pela execução do plano de ação deverá ser do profissional gestor da equipe ou operação, e o recomendado é que a comunicação entre o gestor da não conformidade e o auditor seja clara e concisa pra que o plano seja executado com eficácia.
Acompanhamento de Eficácia
O acompanhamento do plano de ação é a etapa mais importante de toda a gestão da não conformidade. É através do acompanhamento que a equipe será capaz de garantir que a falha ou o problema identificado está, de fato, sendo solucionado.
É necessário um olhar ainda mais atento no acompanhamento pra que os prazos sejam cumpridos e executados dentro do previsto no plano de ação.
Nós aqui da GAP entendemos o quanto esse processo da gestão de não conformidades é complexo e estratégico, por isso, o auxilio de uma ferramenta ou software pode facilitar o trabalho desde o momento da identificação da não conformidade.
Como tratar a não conformidade com a GAP?
Em conclusão, a gestão de não conformidade é um aspecto fundamental para garantir a qualidade e eficiência de uma organização.
Ao identificar e tratar as não conformidades de forma adequada, é possível evitar problemas futuros, melhorar processos e aumentar a satisfação dos clientes.
Através do GEEQUIP a gestão da não conformidade se torna muito mais fácil e prática, economizando tempo e otimizando recursos, agindo também de forma preventiva. As ações preventivas são essenciais na gestão da não conformidade, pois certifica que a equipe possa agir antecipadamente evitando assim, prejuízos como multas.
Com o sistema GEEQUIP os profissionais podem acompanhar todo o processo de inspeção, manutenção e verificação de itens, tudo de forma automatizada. O software ainda é capaz de notificar a equipe quando identifica uma possível não conformidade a vista, facilitando assim o dia a dia das operações da empresa.
Além disso, o sistema é customizável para a realidade da empresa, podendo realizar apontamentos das não conformidades e produzir relatório completos pra análise de cada não conformidade.
Outro fator de grande relevância, é a inspeção e conferência dos equipamentos através do QR Code, basta o profissional apontar a câmera para o código e o GEEQUIP identifica o cadastro do equipamento e gera um relatório que identifica se há uma não conformidade.
Utilizando o GEEQUIP os profissionais responsáveis podem ter todo o processo na palma da mão e ainda receber notificações sobre as etapas e inspeções.
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