O relatório de manutenção nada mais é do que um documento preenchido durante ou após a execução do serviço, e traz informações como: identificação do equipamento, do técnico responsável e as questões com o que deve ser verificado ou trocado, além de espaço para fotos.
Os processos para a geração desse tipo de relatório, bem como seu formato muda de acordo com o tipo de manutenção que está sendo realizada, (preventiva e corretiva são os tipos mais comuns). Assim, com a ascensão e democratização das novas tecnologias, demandas comuns à equipes de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA) podem e irão passar a ser realizadas cada vez mais frequentemente com suporte tecnológico.
Considerando que a inspeção e manutenção dos equipamentos de emergência, por exemplo, precisam ser prioridade máxima da indústria, otimizar esse processo tornou-se um fator determinante para garantir competitividade, trazer melhores resultados e, claro, evitar riscos. O relatório carrega grande relevância quando trata-se de identificar quais equipamentos requerem mais rotinas de manutenção, comprovar a execução de tudo o que foi feito em campo pelos técnicos e buscar a melhoria contínua do atendimento.
Afinal, o que precisa ter em um bom relatório de gestão de equipamentos?
Um bom relatório precisa ser capaz de, primeiramente, compilar as informações e, com isso, facilitar a tomada de decisões pela equipe. Além disso, é importante que ele consiga dar suporte nas seguintes demandas:
Ações realizadas
Para a organização da estrutura de um bom relatório, é imprescindível que o documento deixe claro quais ações foram realizadas em cada etapa: vistoria, manutenção, troca, entre outros. Sendo possível, dessa forma, ter uma visão macro de todas as tarefas feitas e/ou pendentes.
Responsáveis por cada ação
Além das ações executadas, um relatório de gestão de equipamentos precisa também identificar os responsáveis por cada uma das etapas. Se for o caso da sua empresa, pode ser interessante apontar os responsáveis por segmentações como: cargo, função ou setor na indústria.
Registro de avarias ou equipamentos vencidos
Os registros de avarias ou equipamentos vencidos de uma vistoria são alguns dos apontamentos fundamentais de um relatório eficiente. Pode parecer óbvio, mas, evite ao máximo esquecer de alguma das etapas do checklist da vistoria, especialmente, de registrar esse tipo de informação!
Datas de vencimentos
Se tomamos tanto cuidado com qualquer tipo de recurso fora da validade, no caso de uma indústria, o contexto, destaca ainda mais a relevância da identificação e registro de equipamentos já vencidos. É muito importante atentar-se também às datas próximas ao vencimento. Isso ajuda a criar um radar de alerta para auxiliar e relembrar de mapear o vencimento e efetuar a troca destes equipamentos no futuro.
Datas das próximas vistorias e de manutenção
Além da validade dos equipamentos, não podemos esquecer de inserir também as datas das próximas vistorias e manutenções. Assim é possível organizar com antecedência os processos e ações envolvidas, para não deixar nada passar em branco!
Observações realizadas
Possui alguma observação que merece atenção? Isso também precisa estar claro no relatório para que nenhum potencial problema seja negligenciado (mesmo que não pareça nada grave à primeira vista).
Gráficos
Um relatório de gestão de equipamentos de excelência precisa te mostrar, sob a forma de gráficos, todos os dados centralizados, formando um panorama completo. Esses gráficos precisam conter, principalmente: informações percentuais dos equipamentos vistoriados, de trocas, manutenção realizadas e também de equipamentos com avarias e/ou vencidos. Além de ser visualmente mais amigável, a praticidade de visualizar os dados dessa forma pode ser determinante para reduzir riscos e aprimorar a tomada de decisões!
Mas como avaliar se a ferramenta tem o necessário para a produção de bons relatórios?
Agora que você entendeu as muitas informações que um relatório de gestão de equipamentos precisa produzir, você deve estar se perguntando: como fazer tudo isso com a minha equipe de SSMA?
Não dá pra contar apenas como o registro no papel ou com planilhas no computador. Um dos primeiros passos para gerar um bom relatório de gestão de equipamentos é entender que abandonar esses papéis, planilhas extensas e informações isoladas podem fazer toda diferença.
Os processos de digitalização já são uma realidade no setor de SSMA e estão cada vez mais presentes no nosso cotidiano. A partir dessa perspectiva ampliamos a visão sobre a redução de riscos, considerando novas maneiras de incluir a tecnologia na geração de relatórios de gestão de equipamentos cada vez mais inteligentes.
Confira a seguir o que considerar na hora de contratar uma ferramenta para produzir os relatórios da gestão de equipamentos:
Informações centralizadas
Para facilitar a visão geral sobre os processos e a consulta de equipamentos de emergência, medições e acessórios relacionados, por exemplo, é fundamental ter todas as informações reunidas em uma única interface. O ideal, é que ela seja prática e intuitiva, afinal, excesso de informações em um só lugar, também pode gerar confusão.
Digitalização
Quanto mais digitalizado for o processo, menores serão os esforços na centralização de informações e menores as chances de possíveis erros acontecerem. Busque por soluções que agreguem registros de equipamentos, notificações de datas de vencimento e manutenção em um calendário automatizado, dashboard prático etc. Tudo isso vai otimizar e melhorar a qualidade do trabalho, tanto pela praticidade, quanto pela organização.
Acessibilidade
Se for utilizar uma ferramenta, como um software, por exemplo, é interessante explorar o quanto ele é acessível na prática. Funciona bem em computadores e tablets? E em celulares? O dispositivo onde a ferramenta será executada pode trazer muita praticidade (ou reduzi-la) nos processos no cotidiano.
Segurança de dados
Centralizar e digitalizar todas as etapas de inspeção e manutenção da equipe de SSMA, já é um grande passo. Agora, já parou para pensar se as informações estão em um ambiente seguro? Uma ferramenta que conte com um servidor cloud (nuvem) faz toda diferença. Esse tipo de armazenamento, além de economizar espaço, oferece uma maior segurança de dados da equipe.
Confiabilidade
Também é importante garantir que 100% dos equipamentos sejam monitorados efetivamente! Contar com uma verificação in loco (leitura do QR code) e possuir permissão de múltiplos Usuários e Administradores, por exemplo, pode garantir que as inspeções sejam realizadas de forma mais rápida e efetiva.
Organização
A organização é fundamental, mesmo para um processo automatizado. Sem ela, o processo não flui! Por isso, é importante possuir um histórico de verificação, inspeções e manutenções, e também um calendário para gestão de controle podem ser fundamentais, por exemplo.
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