A segurança do trabalho é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Um ambiente de trabalho seguro e saudável não apenas protege a vida e o bem-estar dos colaboradores, como também contribui para o aumento da produtividade, a redução de custos com acidentes e afastamentos e a melhoria da imagem da empresa perante o mercado.
No post de hoje, vamos explorar como a Análise de Documentação de Terceiros é um fator crucial na Gestão de Segurança do Trabalho, e como as empresas, com o auxílio da GAP Sistemas, podem garantir que estejam em conformidade com as normas de segurança vigentes, minimizando riscos e prevenindo acidentes.
O que é a Análise de Documentação na Gestão de Terceiros?
Em um mundo cada vez mais inovador, as empresas dependem cada vez mais de terceiros para realizar diversas atividades. Seja para fornecer serviços especializados, mão de obra qualificada ou produtos específicos, a terceirização se tornou uma ferramenta essencial para otimizar processos e aumentar a competitividade das empresas.
No entanto, esse cenário também traz novos desafios, especialmente no que diz respeito à gestão de segurança do trabalho e à gestão de riscos. É nesse contexto que a análise de documentação dos terceiros se torna crucial para garantir a segurança de todos os envolvidos e proteger a empresa de potenciais problemas.
Mas afinal, como estruturar um processo de análise de documentação? Qual técnica utilizar? Qual o primeiro passo depois de receber uma massa de dados e documentos? Qual o impacto na gestão de segurança do trabalho?
Primeiramente, vamos entender sobre quais técnicas de análise utilizar na análise de documentação de terceiros.
Como realizar uma Análise de Documentação?
Antes de mais nada é importante ressaltar que a análise de documentação não se limita à mera coleta de informações. Ela serve como base para ações estratégicas que fortalecem a gestão de riscos na relação com terceiros. E para que isso aconteça da melhor maneira, algumas etapas podem auxiliar:
Organização da documentação
Essa é a etapa embrionária, a base, que precisa ser executada com muito foco para que os próximos passos sejam também concluídos com sucesso. Para entender sua importância, imagine que sua empresa realiza a contratação de 3500 colaboradores terceiros para uma obra em andamento na cidade vizinha. Alguns colaboradores irão trabalhar em local confinado , outros em altura, e todos, sem exceção, precisarão apresentar a Ficha de EPI.
A empresa terceirizada envia a contratante todos os documentos dos colaboradores em uma única pasta. Acontece que, seguindo os procedimentos internos da empresa, os certificados das NRs de espaço confinado e altura terão validade de apenas 3 meses.
Imagine que a cada período de tempo você precise voltar a esse montante de arquivos e realizar a busca dessas informações, conferir a validade, distinguir dos demais e dar andamento no processo. Ficaria muito mais difícil realizar uma gestão de segurança do trabalho eficaz diante desse cenário, não é mesmo?
Portanto, a organização inicial da documentação é a chave para tornar a jornada mais produtiva. Estabeleça padrões sempre pensando do macro ao micro, como por exemplo:
- Crie pastas para cada área de atuação de trabalho (Área Externa – Altura)
- Separe os documentos em pastas identificadas com os nomes dos colaboradores terceirizados;
- Padronize os formatos e a identificação dos documentos;
Além disso, a organização e segmentação dos documentos pode evitar questões de compliance. Saber exatamente onde cada documento está previne a exposição de documentos ou dados sigilosos.
Tratamento e Análise da Documentação de Terceiros
Essa é a etapa que consiste a análise de fato, e também, a que demanda mais energia e tempo das equipes. Nessa fase, é preciso estabelecer alguns critérios fixos e outros variáveis, para que a análise seja feita num formato de filtro, eliminando os perfis que estão incoerentes com os critérios estabelecidos.
Como base, você pode utilizar esses critérios fixos:
- Verificação da autenticidade dos documentos;
- Identificação de possíveis irregularidades na documentação;
- Confirmação da propriedade dos documentos pela pessoa em questão;
- Avaliação de validade.
Já nos critérios variáveis, recomendamos que inclua os procedimentos de rotina da sua empresa. Como por exemplo: realização do treinamento de EPI.
Impactos da Análise de Documentação de Terceiros na Gestão de Segurança do Trabalho:
A análise de documentação de terceiros não se trata de uma simples leitura superficial. É um processo meticuloso que exige atenção aos detalhes e a utilização de técnicas específicas para extrair o máximo de informações dos documentos.
É válido ressaltar a importância da Análise de Documentação dos Terceiros na Gestão de Segurança do Trabalho. Garantir um processo eficaz, seguro e assertivo de análise, pode impactar diretamente nos resultados e na produtividade da empresa. Além de também influenciar na perpetuidade da cultura de segurança entre os colaboradores e os terceiros.
Para otimizar o processo de análise e torná-lo mais eficiente, as empresas podem utilizar ferramentas tecnológicas como softwares de gerenciamento de documentos, plataformas de análise de dados e sistemas de workflow. Essas ferramentas podem auxiliar na organização da documentação, na automatização de tarefas repetitivas e na identificação de padrões e tendências que podem indicar potenciais riscos.
Aqui na GAP Sistemas oferecemos o serviço de análise de documentação de terceiros as empresas que trabalham com o nosso software GEC. Sabemos que grande maioria das equipes não dispõem de tempo e mão de obra para realizar essas análises mais minuciosas, por isso temos um time dedicado atuando nessa área para entregar resultados precisos e facilitar a tomada de decisão das empresas em relação aos terceiros.
Uma análise eficiente da documentação contribui para melhorar a reputação da empresa e torná-la mais competitiva no mercado, demonstrando seu compromisso com a gestão de segurança do trabalho e o bem-estar de seus trabalhadores.
Conclusão:
Em suma, a análise de documentação de terceiros é essencial para a gestão de segurança do trabalho, garantindo que as empresas estejam em conformidade com as normas e regulamentos vigentes. Investir nesse processo não só protege os colaboradores de possíveis acidentes e doenças ocupacionais, mas também demonstra o compromisso da empresa com a segurança e bem-estar de sua equipe. Portanto, é fundamental que as empresas priorizem a análise de documentação de terceiros como parte de suas práticas de segurança no ambiente de trabalho.
