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    O que um software de gestão de terceirizados precisa ter

    A terceirização possibilita que as indústrias reduzam custos, otimizem o tempo e foquem de verdade no core do negócio. Por isso, esse processo é uma estratégia importante para o setor. No entanto, é preciso controlar bem esse fluxo para que não se torne uma dor de cabeça para empresa. É aí que um software de gestão de terceirizados pode ajudar, e muito!

     

    Mas o que avaliar? Como saber se as ferramentas que estou pesquisando no mercado são boas? Neste artigo, vamos mostrar algumas características importantes que o software de gestão de terceirizados precisa ter. Vem com a gente!

    Software de gestão de terceirizados deve facilitar o trabalho do seu time

    Quando o modelo de terceirização passa a ser uma frente importante no apoio de diversas atividades dentro de uma indústria, é preciso gerenciar acessos, documentações e autorizações. É um trabalho complexo para a equipe responsável por essa gestão.

     

    Por isso, um software de gestão de terceirizados deve ser um facilitador, simplificando processos e otimizando o tempo. Se a ferramenta é complexa, lenta e sem uma usabilidade intuitiva, é um péssimo sinal.

     

    Veja só alguns pontos que você precisa identificar para garantir um bom software:

    Gerenciamento de diferentes empresas

    Com diversas empresas diferentes atuando nas suas especialidades em várias frentes dentro da indústria, é normal que o volume de informações e as necessidades específicas de cada área se intensifiquem.

     

    Em vez de controlar as informações em diversas planilhas, cada uma feita para uma empresa, é preciso gerenciar todas essas informações numa única interface. Para isso, o software de gestão de terceirizados deve simplificar esse registro e permitir uma visão geral, com resultados compilados.

     

    Atualização de documentos e certificações

     

    A atualização de documentação também é um desafio para a gestão de empresas terceiras. 

     

    Muitas vezes, algumas ferramentas disponíveis no mercado não armazenam documentação. Assim, muitas empresas continuam arquivando em pastas na rede, por e-mail ou até em arquivo físico.

     

    Por isso, o ideal é contar com um software de gestão de empresas terceirizadas que deve ter um sistema de arquivamento na nuvem, vinculando documentos aos perfis dos profissionais e das empresas.

    Calendário integrado e sistema de notificações

    Sobre a gestão de documentos, também é difícil controlar, por exemplo, a validade de documentos e certificações.

     

    O ideal é que a ferramenta que você está pesquisando para sua equipe utilizar, conte com um sistema de notificações e calendário integrado. Assim, fica mais fácil saber quando os documentos estão para vencer e precisam ser renovados ou trocados.

    Autorização de entrada de novos colaboradores

    É normal que exista certa rotatividade entre os trabalhadores alocados pelas empresas terceirizadas. No entanto, fazer esse controle costuma ser trabalhoso e toma muito tempo, sempre que uma troca é feita.

     

    Se o aviso acontece com pouco tempo antes da entrada do novo colaborador, existe uma correria para atualizar o sistema, emitir uma carteirinha e autorizar o acesso.

     

    Por isso, se a ferramenta para gestão que você está procurando oferecer uma integração com a portaria, por exemplo, é melhor ainda! É possível cadastrar e liberar acesso de maneira fácil e rápida.

    Avaliação de performance

    No cotidiano de trabalho, é difícil estabelecer parâmetros para avaliar o desempenho e performance de uma equipe terceirizada.

     

    Dessa forma, não existe uma avaliação objetiva que deixe nítido os resultados que a determinada terceirizada está trazendo para a empresa.

     

    Mais do que notar essa necessidade e depois realizar uma avaliação, é preciso que seja um processo contínuo, desde o início da parceria.

     

    Contar com um sistema de avaliação SLA integrado é muito importante para agregar mais informações durante o processo. Assim, é possível registrar avaliações ao longo do tempo e não ter uma correria para compilar informações diante de uma demanda específica.

    O GEC é uma excelente opção para a sua gestão de terceirizados

    Agora que você entendeu algumas das características importantes que um software de gestão de terceirizados precisa ter, está na hora de conhecer o GEC, solução desenvolvida pela GAP Sistemas.

     

    Com essa ferramenta, sua empresa pode concentrar numa única base integrada todas as parceiras terceirizadas e seus colaboradores. Dessa forma, soluciona o problema da gestão de diferentes empresas contratadas, substituindo o registro de documentos em planilhas e arquivos físicos. Sempre com backups para que sua empresa não perca nada.

     

    Veja só algumas das funcionalidades que o GEC tem disponível para você:

     

    – Todas as empresas e funcionários terceirizados em uma única base integrada

    – Controle de treinamentos necessários e obrigatórios

    – Permissão de múltiplos usuários

    – Três níveis diferentes de acesso: Visualizador, Assessor e Administrador

    – Todos os parâmetros controlados pelo administrador (documentos, acessos, notificações e mais)

    – Acesso para empresa terceirizada atualizar documentações para aprovação

    – Ferramenta amigável, com navegação intuitiva e de fácil consulta

    – Envio de notificações automáticas (via e-mail)

    – Anexação de documentos e emissão de carteirinhas

    – Dashboards completos para ter uma visão geral em uma única tela

    – Geração de relatórios consolidados de informações

    – Avaliação de performance de empresas (SLA) integrada à ferramenta GEC

     

    Tudo isso concentrado numa plataforma intuitiva e amigável, com visualização em tempo real. Quer conhecer mais? Temos um benefício para você! Experimente a plataforma gratuitamente por 30 dias! Solicite seu acesso agora mesmo!