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    Como gerar um bom relatório na gestão de equipamentos? Veja nossas dicas!

    Em um mundo cada vez mais digital, é muito importante que sejam avaliadas as necessidades da equipe de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA) e o quanto a tecnologia pode colaborar em cada processo. A inspeção e manutenção de equipamentos de emergência, por exemplo, merecem essa atenção! Mas como gerar um bom relatório de gestão de equipamentos?

     

    Otimizar os processos se tornou uma questão de competitividade e pode trazer melhores resultados. Por isso, preparamos dicas de como gerar que sua equipe possa gerar um relatório de gestão de equipamentos para melhorar a eficiência na rotina de uma indústria e otimizar processos.

     

    Continue a leitura com a gente!

     

    Veja também: Coloque a transformação digital em prática com 5 dicas para SSMA.

    O que um relatório de gestão de equipamentos precisa ter

     

    Um relatório é importante tanto para compilar as informações e facilitar a tomada de decisões pela equipe, como para apresentar para outras equipes ou a diretoria da empresa para mostrar o desempenho. 

     

    Veja abaixo algumas dicas!

    Ações realizadas

    Para a organização da estrutura de um bom relatório, é importante deixar claro quais ações foram realizadas em cada etapa: vistoria, manutenção, troca, entre outros. Assim é possível ter uma visão macro de todas as tarefas feitas ou pendentes.

     

     

    Responsáveis por cada ação

    Além das ações executadas, é importante ressaltar os responsáveis por cada uma delas. Se for o caso da sua empresa, é importante identificar os responsáveis por cargo, função ou setor da indústria.

    Observações realizadas

    Possui alguma observação que merece atenção? Isso precisa estar claro no relatório também para que nenhuma etapa seja ignorada.

    Registro de avarias ou equipamentos vencidos

    É fundamental apontar no relatório, os registros de avarias ou equipamentos vencidos de uma vistoria, por exemplo. Pode parecer óbvio, mas, é bom lembrar de fazer esse checklist pra não esquecer nenhum detalhe!

    Datas de vencimentos

    Mais do que ter o cuidado com equipamentos já vencidos, é muito importante atentar-se também às datas próximas ao vencimento. Isso ajuda a criar um radar de alerta para mapear o vencimento e a troca destes equipamentos no futuro.

    Datas das próximas vistorias e de manutenção

    Além da validade dos equipamentos, é interessante também inserir as datas das próximas vistorias e manutenção. Assim é possível organizar os processos, para não deixar nada passar em branco!

    Gráficos 

    O gráfico irá centralizar todos os dados do relatório em um panorama completo, com informações da porcentagem de equipamentos vistoriados, a porcentagem de trocas, manutenção realizadas e a porcentagem de equipamentos com avarias e/ou vencidos. Além de ser visualmente prático!

    O que uma ferramenta precisa ter para facilitar a gestão de equipamentos e a produção de relatórios?

    Agora que você entendeu as muitas informações que um relatório de gestão de equipamentos precisa produzir, você deve estar se perguntando: como fazer tudo isso com a minha equipe de SSMA?

     

    Não dá pra contar apenas como o registro no papel ou com planilhas no computador. Um dos primeiros passos para gerar um bom relatório de gestão de equipamentos é entender que abandonar esses papéis, planilhas extensas e informações isoladas podem fazer toda diferença. Como falamos em um artigo anterior, os processos de digitalização já é uma realidade no setor de SSMA e estão cada vez mais presentes no nosso cotidiano.

     

    Pensando por esse lado, você consegue ampliar a visão e perceber maneiras de incluir a tecnologia na geração de um relatório de gestão de equipamentos e colaborar na rotina da equipe.

     

    Veja só o que uma ferramenta digital precisa ter:

    Informações centralizadas

    Para facilitar a visão geral sobre os processos e a consulta de equipamentos de emergência, medições e acessórios relacionados, por exemplo, é fundamental ter todas as informações reunidas em uma única interface. O ideal, é que ela seja prática e intuitiva, afinal, excesso de informações em um só lugar, também pode gerar confusão. 

    Digitalização

    A digitalização é importante e pode ser aplicada em diversas etapas para otimizar a rotina de trabalho do time SSMA, como já falamos aqui. Quanto mais digitalizado for o processo, menores serão os esforços na centralização de informações e menores as chances de possíveis erros acontecerem. Analise bem e procure por soluções que agreguem registros de equipamentos, notificações de datas de vencimento e manutenção em um calendário automatizado, dashboard prático etc. Tudo isso vai otimizar e melhorar a qualidade do trabalho, tanto pela praticidade, quanto pela organização.

    Acessibilidade

    Se for utilizar uma ferramenta, como um software, por exemplo, é interessante explorar o quanto ele é acessível na prática. Funciona bem em computadores e tablets? E em celulares? O dispositivo que a ferramenta será executada pode trazer muita praticidade para os processos no dia a dia também.

    Segurança de dados 

    Centralizar e digitalizar todas as etapas de inspeção e manutenção da equipe de SSMA, já é um grande passo. Agora, já parou para pensar se as informações estão em um ambiente seguro? Uma ferramenta que conte com um servidor cloud (nuvem) faz toda diferença. Esse tipo de armazenamento, além de economizar espaço, oferece uma maior segurança de dados da equipe.

    Confiabilidade

    Também é importante garantir que 100% dos equipamentos sejam monitorados efetivamente! Contar com uma verificação in loco (leitura do QR code) e possuir permissão de múltiplos Usuários e Administradores, por exemplo, pode garantir que as inspeções sejam realizadas de forma mais rápida e efetiva.

    Organização

    A organização é fundamental, mesmo para um processo automatizado. Sem ela, o processo não flui! Por isso, é importante possuir um histórico de verificação, inspeções e manutenções, e também um calendário para gestão de controle podem ser fundamentais, por exemplo.

     

    Garanta um bom relatório de gestão de equipe com o GEEQUIP

    Agora que você já sabe o que você precisa ter para criar um bom relatório de gestão de equipe, está na hora de conhecer o GEEQUIP, uma solução desenvolvida pela GAP Sistemas.

     

    O software é completo e foi projetado para simplificar o processo de inspeção e manutenção de equipamentos de emergência como:

     

    ✓ Extintores;

    ✓ Equipamentos industriais;

    ✓ Hidrantes;

    ✓ Itens de laboratório;

    ✓ Luminárias de emergência;

    ✓ Kits de primeiros socorros;

    ✓ Maquinário agrícola;

    ✓ Conjunto de fuga;

    ✓ Equipamentos de medições;

    ✓ E qualquer outro equipamento ou ativo que queira registrar!

     

    Tudo em uma ferramenta dinâmica, prática e intuitiva. Feito para sua equipe conquistar muito mais eficiência!

     

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