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    Como a Gestão de Documentos contribui para a organização das empresas

    Toda empresa gera uma série de documentos que precisam ser organizados com a devida importância, por exemplo, contratos e guias de recolhimento. Se antes os documentos eram armazenados de forma totalmente física, hoje as empresas precisam se preocupar também com os arquivos digitais.

    Daí a necessidade de ter uma Gestão de Documentos definida e ativa, capaz de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos registros mais importantes. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.

    Em termos práticos, a Gestão de Documentos é conduzida de acordo com a realidade de cada organização. Aquelas que geram uma grande quantidade de arquivos, por exemplo, podem precisar automatizar a guarda de suas informações. Por outro lado, empresas menores podem ser bem atendidas com um simples gerenciamento manual.

    Os principais benefícios da Gestão de Documentos são:

    Redução de custos;

    Uniformidade e qualidade dos processos;

    Manutenção do histórico empresarial.

    Quais são as ferramentas mais utilizadas para a Gestão de Documentos?

    São inúmeras as ferramentas disponíveis para a gestão de documentos empresariais. A escolha da melhor opção varia de acordo com a atividade da empresa, os riscos aos quais ela está exposta e o volume de dados que apresenta, as principais opções são:

    Armazenamento em nuvem;

    Microfilmagem;

    Gerenciamento eletrônico.

    As melhores práticas para a Gestão de Documentos são:

    Tenha políticas claras de uso dos documentos;

    Separe os documentos e faça backups;

    Estabeleça padrões para a classificação dos documentos;

    Crie rotinas de digitalização.

    Utilize a plataforma online GEDOC!

    GEDOC é uma solução da GAP Sistemas. Trata-se de uma tecnologia desenvolvida para o gerenciamento e monitoramento de documentos de colaboradores efetivos e seus treinamentos.

    Com GEDOC, os gestores podem:

    Planejar e implantar as etapas no processo de treinamentos;

    Customizar diferentes áreas da empresa;

    Parametrizar funções;

    Definir treinamentos de acordo com cada função;

    Controlar datas e vencimentos dos treinamentos;

    Facilitar o acesso aos materiais e informações dos treinamentos;

    Integrar permissões de acesso do colaborador;

    Ter praticidade para o controle de compliance nos parâmetros da indústria 4.0.

    Solicite mais informações e a demonstração do GEDOC com a equipe GAP.

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