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    As melhores práticas para implementar a Gestão de Rotinas da sua empresa

    A Gestão de Rotinas orienta as ações cotidianas realizadas na empresa, de forma que os colaboradores entendam suas responsabilidades, além de identificar problemas e realizar melhorias nos processos. É um gerenciamento que visa otimizar resultados, aumentar a qualidade do trabalho e minimizar os custos.

     

    Neste artigo, apresentamos as práticas essenciais para que você possa implementar a Gestão de Rotinas a favor do seu negócio.

     

    Padronize processos

     

    A padronização de processos beneficia o trabalho em equipe, pois uma mesma atividade poderá ser realizada por vários colaboradores que saberão como fazer, afinal existirá uma forma padrão de realizá-la. Isso permite que a rotina se torne parte da equipe, e não de apenas um colaborador, a tarefa acontece com mais rapidez e todos ganham mais confiança na hora de executá-la.

     

    Defina projetos

     

    Isto é importante para que se busque cumprir as rotinas determinadas, de modo que seja possível alcançar os resultados pretendidos dentro de um tempo programado. Por isso mesmo, é preciso deixar bem claro que a não execução de determinadas tarefas pode ocasionar problemas de atrasos e até sobrecarga futura, dificultando a obtenção de metas maiores.

     

    Monitore o desempenho

     

    Para que a Gestão de Rotinas dê certo, é necessário o monitoramento do desempenho individual, grupal e da organização em relação aos projetos estabelecidos. É preciso ter controle de tarefas e cobrança sobre a execução dos procedimentos previstos, caso contrário, dificilmente haverá uma melhora significa na performance da empresa. Utilize planilhas, checklists, tabelas e outras ferramentas que permitam conferir o andamento das atividades individuais e do grupo.

     

    Divida as rotinas por prioridade

     

    Uma forma de melhorar a Gestão de Rotinas e permitir a otimização do fluxo de trabalho é ter divisão das rotinas que sigam critérios objetivos e claros. Por exemplo, separar atividades prioritárias das atividades consideradas normais.

     

    Delegue tarefas

     

    Abandone hábitos centralizadores em prol da eficiência no cumprimento de prazos. É importante delegar rotinas para outros colegas com base em dois critérios: prioridade dos procedimentos e capacidade dos profissionais. Ou seja, repasse primeiro tarefas que não precisem de atenção especial e possam ser feitas por outros facilmente. O segundo critério envolve entregar funções conforme as habilidades dos colegas ou liderados, promovendo esse tipo de atitude entre os demais membros da equipe.

     

    Categorize rotinas operacionais

     

    Categorize procedimentos em grupos por afinidades ou semelhanças. Desse modo, pode-se determinar períodos para se realizar todas as tarefas ou atividades de uma mesma categoria, o que permite manter o foco por mais tempo em obrigações semelhantes. Por outro lado, quando se tem obrigações muito diferentes, a tendência é que se demore mais para se concentrar nelas, o que gera maior perda de tempo.

     

    Busque formas e ferramentas para melhorar sua Gestão de Rotinas

     

    A adoção da Gestão de Rotinas permite otimizar processos e procedimentos operacionais. Dessa forma, pode-se ainda facilitar a implantação de medidas que visem otimizar o fluxo de trabalho e promover a adoção de hábitos que melhorem a disciplina dos colaboradores. Como já citado na prática “Monitore o desempenho”, o uso de recursos e ferramentas como planilhas, checklists e outras formas de controle e avaliação são importantes. E o que é melhor, hoje existem soluções tecnológicas que ajudam qualquer tipo de gestão, ainda mais Gestão de Rotinas, soluções como as desenvolvidas pela GAP Sistemas.

     

    GEC – Gestão de Empresas Contratadas: sistema que reúne, organiza e entrega uma visão completa das atividades realizadas por colaboradores terceirizados, integrando documentos e histórico de trabalho.

     

    GEEQUIP – Gestão de Equipamentos de Emergência: software para controle de equipamentos de segurança. Facilita o planejamento de inspeções, manutenções e o acompanhamento da vida útil de ferramentas, máquinas e equipamentos.

     

    GEDOC: solução que facilita o gerenciamento e monitoramento de documentos de colaboradores efetivos e seus treinamentos. O sistema pode ser integrado ao controle de entrada na empresa e contém registro de histórico completo.

     

    Todas são soluções seguras e práticas para o dia a dia de uma Gestão de Rotinas.

     

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