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    A obrigatoriedade da Assinatura Digital em documentos de Segurança do Trabalho

    A Portaria Nº 211, de 11 de abril de 2019, que estabelece a obrigatoriedade de assinatura digital e guarda eletrônica de documentos relacionados à segurança trabalho, saúde e meio ambiente, entrou em vigor no último mês de abril para a maioria das empresas. Para negócios de pequeno porte a exigência passa a ser válida somente em 2022, e para microempresas e microempreendedores somente em 2024.

     

    O que é como ter uma Assinatura Digital

     

    A primeira coisa que você precisa saber é que existem o Certificado Digital e a Assinatura Digital, ambos se complementam, mas são diferentes.

     

    O Certificado Digital é uma identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica. É como se fosse a carteira de identidade que levamos conosco, porém esta é virtual. Ele garante a autenticidade e a proteção de transações realizadas e informações trocadas de modo online entre pessoas, empresas e instituições.

     

    Existem dois tipos básicos de Certificados Digitais: A1 e A3. Eles apresentam características e opções de acordo com a necessidade da pessoa ou empresa, como períodos diferentes de validade (1 a 3 anos) e o uso de mídias (diretamente no computador, token ou cartão e leitora digital). Os Certificados Digitais podem ser solicitados em órgãos governamentais e não governamentais chamados de Autoridades Certificadoras (ACs), que funciona como um “cartório” digital, como o Serasa, CDLs, entre outros. A solicitação pode ser realizada pela internet, no entanto, é necessário o comparecimento presencial para apresentação dos documentos originais exigidos.

     

    Já a Assinatura Digital é um selo eletrônico e criptografado de autenticação em dados digitais. Ela serve para confirmar a autenticidade de um documento, mensagem ou transação virtual. Assim, quem recebe o documento tem a garantia de que ele foi gerado e enviado pelo remetente real, ou seja, a Assinatura Digital é um mecanismo que evita fraudes.

     

    As Assinaturas Digitais facilitam a gestão de registros, contratos e documentos em gerais. Elas são reconhecidas pelo ICP Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituída pela medida provisória N°2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e somente podem ser geradas a partir de um Certificado Digital.

     

    Ao receber um documento com assinatura digital, é possível verificar sua conformidade/autenticidade no site do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

     

    Assinatura Digital x Segurança do Trabalho

     

    A Portaria 211 tornou obrigatória a assinatura digital em uma série de documentos relacionados à Segurança do Trabalho, Saúde e Meio Ambiente. São eles:

     

     

    Os documentos mencionados devem ser apresentados eletronicamente no formato PDF (Portable Document Format), em arquivos de qualidade padrão “PDF/A-1”, conforme descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, sendo necessário mantê-los à disposição para eventuais inspeções de órgãos responsáveis pela área.

     

    É possível apresentar estes documentos de forma impressa? Sim, desde que comprovado que a geração em formato digital seja inviável, devido à natureza do documento ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.

     

     

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