A gestão de terceiros tem ganhado cada vez mais força no cenário trabalhista brasileiro. Uma prática comum para para empresas que buscam escalar seus resultados e poder competitivo. Mas nem sempre é fácil garantir que esses parceiros estejam alinhados com os objetivos e padrões da organização. Algumas ferramentas podem ajudar a gerenciar terceiros e melhorar a relação entre empresas contratantes e contratadas, facilitando o desafio.
Neste post, vamos falar sobre 4 tipos de ferramentas que podem ajudar na gestão de terceiros e garantir o sucesso das parcerias.
A Importância da Gestão de Terceiros
Gerenciar terceiros de forma eficiente é importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos. Isso ajuda a evitar multas e penalidades. Além de garantir a conformidade legal, a gestão eficaz de terceiros é fundamental para a segurança e saúde no trabalho, reduzindo riscos e prevenindo acidentes.
Quando bem gerida, a terceirização contribui para aumentar a eficiência operacional, melhorando a coordenação e comunicação entre a equipe interna e os prestadores de serviços. Isso resulta em uma maior produtividade e qualidade nos processos executados por terceiros.
Como fazer Gestão de Terceiros: Principais dificuldades
Uma das dificuldades na gestão de terceiros é não conseguir ver e controlar o trabalho e progresso dos prestadores de serviços. A falta de controle pode causar problemas. Isso dificulta o acompanhamento das atividades. Também dificulta a garantia de que os padrões de qualidade e segurança estão sendo seguidos.
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Outra dificuldade que é bastante comum na terceirização é a gestão da documentação e das permissões de trabalho. Organizar e manter atualizados todos os documentos necessários pode ser um desafio, especialmente quando se lida com um grande número de terceiros. A emissão e controle de permissões de trabalho são aspectos críticos que muitas vezes são complicados pela burocracia e falta de ferramentas adequadas.
A capacitação e treinamento dos terceiros também apresentam desafios. Garantir que todos os prestadores de serviços recebam o treinamento necessário e verificar a eficácia desses treinamentos pode ser uma tarefa complexa e demorada. A falta de um sistema estruturado para gerenciar esses treinamentos pode comprometer a segurança e a qualidade do trabalho realizado.
Por fim, a comunicação e coordenação entre a empresa e os funcionários terceirizados é um ponto crítico. Barreiras na comunicação podem levar a mal-entendidos e falta de alinhamento nas expectativas e tarefas a serem realizadas. A coordenação eficaz é essencial para garantir que as obrigações trabalhistas estão sendo respeitadas. Essa prática pode acarretar em diversos benefícios como a redução de custos e maior segurança na gestão de riscos.
Pensando nisso, reunimos algumas ferramentas que podem auxiliar no dia a dia do profissional responsável pela Gestão de Terceiros da sua empresa:
Compactando Documentos
Manter os documentos organizados e acessíveis é importante para qualquer profissão, mas na Gestão de Terceiros, documentos volumosos podem dificultar a troca de informações e o gerenciamento de dados importantes. Confira a seguir algumas sugestões de ferramentas que simplificam o processo de compactação e compartilhamento de documentos,
1. iLovePDF
O iLovePDF é uma ferramenta online que permite compactar, unir e dividir PDFs. É uma solução prática para reduzir o tamanho dos arquivos e facilitar o compartilhamento e armazenamento. Sem limites de uso e totalmente gratuito.
Link: www.ilovepdf.com
1.2 WeTransfer
O WeTransfer é ideal para enviar grandes volumes de documentos de forma rápida e segura. Com ele, você pode compartilhar arquivos pesados como imagens, vídeos ou PDFs sem complicações. Envio limitado de arquivos de até 2GB de tamanho, para maiores arquivos os planos são a partir de $10.
Link: wetransfer.com
1.3 Google Drive
O Google Drive oferece armazenamento na nuvem, permitindo o acesso e o compartilhamento de documentos em qualquer lugar. É possível organizar os documentos em pastas, subpastas e compartilhar links de acesso. O limite de upload é de até 15GB no plano gratuito.
Link: drive.google.com
Desenvolvendo Treinamentos
A capacitação adequada dos terceiros garante que todos estejam na mesma página, prontos e preparados para desempenhar suas funções com segurança e eficiência. Confira algumas ferramentas úteis que podem auxiliar nesse processo:
2.1 Trello
O Trello é uma plataforma de gerenciamento de projetos que pode ser usada para organizar e acompanhar o progresso dos treinamentos. Com ele, você pode criar quadros, listas e cartões para planejar e monitorar atividades de capacitação. O acesso é gratuito para até 10 usuários no mesmo quadro.
Link: trello.com
2.2 Kit de Ferramentas – Calculadora e Desenvolvimento de Treinamentos
Uma opção para auxiliar no desenvolvimento de treinamentos é o Kit de Ferramentas Treinamentos de Terceiros. Ele ajuda a avaliar e calcular o tempo e custo de cada treinamento. Com ele, você tem acesso a 3 ferramentas:
- Matriz de Desenvolvimento – elenque os principais motivos, defina os responsáveis, motivos, causas e objetivos do treinamento e tenha uma visualização macro das ações para auxiliar no planejamento e execução.
- Calculadora de treinamentos – calcule o gasto e o investimento da empresa em relação ao colaborador terceirizado.
- Avaliação de terceiros – alinhe as avaliações e concentre os resultados em um lugar para auxiliar na tomada de decisão.
Para fazer o download gratuito, basta clicar no banner abaixo e preencher o formulário para acessar.
2.3 Udemy
A Udemy oferece uma vasta gama de cursos online que podem ser usados para complementar o treinamento dos terceiros. Com cursos sobre diversos temas, inclusive de Normas Regulamentadoras, é possível garantir que todos recebam a capacitação necessária. Os preços são acessíveis e é possível contratar planos empresariais.
Link: udemy.com
Relatórios para Análises
A análise de dados é uma tarefa importante para entender as ações tomadas, os efeitos e resultados. Além disso, também impacta diretamente na tomada de decisões, para ações mais assertivas. Desenvolver dashboards ou relatórios de indicadores principais da Gestão de Terceiros pode auxiliar nas comunicações para diretoria ou líderes. Aqui estão algumas ferramentas que podem ajudar:
3.1 Google Looker Studio
O Google Looker Studio permite criar relatórios interativos e visualizações de dados personalizadas. É uma ferramenta poderosa para transformar dados brutos em informações valiosas, é possível transmutar os dados de uma planilha para um dashboard visual. O acesso é gratuito mas demanda de um pouco de conhecimento na área de Dados.
Link: lookerstudio.google.com
3.2 Power BI
O Power BI da Microsoft é outra excelente ferramenta de BI que permite a criação de relatórios detalhados e visualizações interativas. Sua integração com outras ferramentas da Microsoft facilita a análise e o compartilhamento de dados. Também é necessário um conhecimento mais profundo na plataforma para desenvolver dashboards completos.
Link: www.microsoft.com
Tudo Integrado em um Só Lugar
Plataformas isoladas, por mais eficientes que sejam, podem gerar gargalos e lentidão na gestão de terceiros. A verdadeira otimização acontece quando todas as ferramentas estão integradas, agilizando processos e reduzindo etapas.
Pensando nisso, a GAP Sistemas oferece uma solução completa: o GEC – Gestão de Empresas Contratadas. Uma plataforma única que centraliza todas as funcionalidades essenciais para uma gestão de terceiros eficiente e ágil.
Com o GEC Gestão de Contratadas, você pode:
- Enviar, solicitar e compartilhar documentos diretamente pelo sistema, direcionando os responsáveis por análise e aprovações.
- Definir documentos, ações, acessos e materiais (EPIs) obrigatórios por colaborador terceirizado de acordo com o trabalho a ser executado.
- Emitir Permissões de Trabalho (PT) de maneira digital, eliminando processos manuais e tendo maior controle do documento.
- Armazenar todos documentos de forma integrada e em nuvem, facilitando a organização e possibilitando o acesso de qualquer lugar e a qualquer momento (inclusive off-line);
- Desenvolver, monitorar e avaliar treinamentos, capacitando seus terceiros de forma eficiente e acompanhando o progresso de cada um.
- Analisar dados em tempo real com um Dashboard integrado e inteligente, que aponta os principais indicadores para tomar decisões estratégicas e otimizar a gestão de terceiros.
Simplifique a gestão de terceiros e alcance resultados superiores com a GAP Sistemas.
Preencha o formulário para solicitar uma demonstração gratuita e acelerar os resultados e a eficiência da sua Gestão de Terceiros:
Conclusão
A gestão eficiente de terceiros é um pilar para garantir a segurança e a conformidade das operações empresariais. Utilizando as ferramentas adequadas para compactar documentos, desenvolver treinamentos, analisar dados e integrar todos esses processos, sua empresa pode alcançar um novo nível de eficiência e segurança.
A implementação da solução integrada da GAP Sistemas GEC pode transformar a gestão de terceiros na sua empresa, proporcionando controle total e otimização de processos.
