Sabemos que a implementação de novos Sistemas de gestão na operação de empresas pode ser complexa e desafiadora. Por isso, desenvolvemos um processo de implementação estruturado, eficiente e totalmente voltado para atender às necessidades específicas de nossos clientes na gestão SSMA.
Neste blogpost, você irá entender detalhadamente cada etapa do processo de implementação da GAP Sistemas para garantir que sua empresa possa usufruir ao máximo das nossas soluções tecnológicas.
1. Avaliação Inicial e Diagnóstico
A primeira etapa do nosso processo de implementação é uma avaliação inicial detalhada das necessidades e desafios específicos da sua empresa. Os especialistas da GAP Sistemas realizam reuniões e alinhamentos com a equipe para entender os processos atuais, identificar pontos de melhoria que serão sanados através do uso dos Sistemas, e definir as etapas da implementação.
Principais Atividades:
- Entrevistas: Entendemos a visão e as expectativas dos principais envolvidos no projeto.
- Análise de processos e fluxos de trabalho existentes: Mapear os processos atuais para identificar gargalos e ineficiências.
- Identificação de pontos de melhoria: Avaliamos onde e como nossas soluções podem agregar mais valor.
- Definição de metas e KPIs para a implementação: Estabelecemos metas claras e indicadores de desempenho para medir o sucesso do projeto.
2. Planejamento Personalizado
Com base no diagnóstico inicial, elaboramos um plano de implementação personalizado que atende às necessidades específicas da sua empresa. Este plano detalha todas as etapas do projeto, incluindo cronogramas, recursos necessários e responsabilidades das equipes envolvidas.
3. Migração de informações e Parametrização do Sistema
Nesta fase, as soluções da GAP Sistemas são configuradas e customizadas para se alinhar perfeitamente aos processos e necessidades da sua empresa. Através de um cronograma elaborado nossa equipe irá migrar para o Sistema contratado todas as informações e dados de forma massiva. O objetivo é garantir que o sistema atenda aos requisitos específicos e esteja pronto para ser integrado ao ambiente operacional.
Principais Atividades:
- Cadastros iniciais: Migração das informações básicas na parametrização, ajuste das funcionalidades para atender às necessidades operacionais, cadastro de empresas e colaboradores feito em massa, e definição de cada nível de acesso dos usuários;
- Customização de funcionalidades e Checklists: Personalização de recursos e checklists que já fazem parte do processo interno, estabelecemos junto com a equipe quais serão os parâmetros e regras para cada área e usuário.
- Integração com outros sistemas e ferramentas existentes: A integração com outros sistemas já utilizados pela equipe, como: sistemas financeiros, ERP, entre outros, é feita via API garantindo a comunicação eficaz entre todas as áreas. Após o planejamento dos recursos e atribuições necessárias para integrações é definido o cronograma de integração.
- Testes e Treinamentos internos: Depois de concluídas as etapas de migração e parametrização, iniciamos testes rigorosos para assegurar que tudo está funcionando conforme o esperado e também desenvolvemos treinamentos para que toda a equipe use a solução da maneira mais eficiente possível.
4. Treinamentos e Capacitação
Uma implementação bem-sucedida depende do treinamento e capacitação adequados dos usuários finais. Aqui na GAP Sistemas fornecemos sessões de treinamento abrangentes para garantir que sua equipe esteja totalmente preparada para utilizar nossas soluções de maneira eficaz e eficiente.
Desenvolvemos materiais de treinamento personalizados, incluindo manuais e guias específicos para sua empresa, e oferecemos sessões de treinamento práticos tanto presenciais quanto online, para que todos os usuários estejam confortáveis com o novo sistema.
Além disso, nossa equipe está sempre disponível para fornecer suporte e orientações contínuas, fornecendo assistência adicional conforme necessário. Com base no feedback, adaptamos continuamente os treinamentos para garantir que ele atenda às suas necessidades.
5. Suporte da GAP Sistemas Pós-Implementação
Com o sistema configurado, customizado e a equipe treinada, estamos prontos para a implementação oficial da solução. Durante essa fase, fornecemos suporte em reuniões de acompanhamento contínuo para garantir uma transição suave e compreensão do processo interno por toda equipe.
A implementação envolve a usabilidade do sistema para o ambiente operacional da empresa e um monitoramento contínuo para identificar e resolver problemas rapidamente. Nossa equipe GAP Sistemas está pronta para corrigir questões remanescentes e fazer ajustes finais para otimizar o desempenho.
Após a implementação concluída, realizamos uma avaliação de desempenho para garantir que o sistema esteja atendendo às expectativas e funcionando conforme planejado.
6. Avaliação e Acompanhamento do desempenho
Após as fases de implementação, ajustes, parametrização, migração em massa e treinamentos, mantemos o contato com sua empresa e equipe para acompanhamento do desempenho da ferramenta. Dessa forma, conseguimos identificar pontos de melhoria e garantir que nossas soluções continuem a atender às suas necessidades em constante evolução, através de:
- Revisões periódicas de desempenho: Análise regular dos resultados e desempenho do sistema através dos indicadores disponibilizados no dashboard.
- Alinhamentos de feedbacks e follow-ups: Através dos especialistas da GAP Sistemas, as reuniões são agendadas periódicamente para coleta de feedbacks contínuos com o objetivo de identificar pontos de melhoria na usabilidade.
- Implementação de melhorias e atualizações contínuas: Estamos em constante evolução no desenvolvimento de cada sistema, realizamos atualizações regulares para aprimorar a funcionalidade e eficiência garantindo que as funcionalidades estejam de acordo com as necessidades dos nossos parceiros.
Conclusão
Na GAP Sistemas, o processo de implementação é projetado para garantir uma transição suave e eficaz para nossas ferramentas de gestão SSMA. Estamos comprometidos em fornecer não apenas tecnologia de ponta, mas também o suporte e a expertise necessários para que sua empresa possa alcançar maior compliance na gestão de saúde, segurança do trabalho e meio ambiente.
Se você está interessado em saber mais sobre como nossas soluções podem beneficiar sua empresa, entre em contato conosco hoje mesmo. Estamos prontos para ajudá-los a transformar sua gestão de SSMA com tecnologia inovadora e suporte especializado, preencha o Formulário abaixo e entraremos em contato:
